湛江市绿洲泉药业有限公司

湛江市绿洲泉药业有限公司

湛江市绿洲泉药业有限公司地处广东省的粤西区，是一间销售药业和医疗器械的综合性医药公司。它成立于1985年1998年经改制为民营医药公司，公司现有人数50人年销售额接近一亿。其主要经营品种为进口与合资品种，同时代理一部份国内药厂的产品，公司下属有药品一部（医院部）、药品二部（负责药店、诊所的销售）、药品三部（负责医药公司批发业务）、采购供应部、销售服务中心、储运部、质管部、财务部、办公室，销售遍及全国。

为了提高办公效率、保守企业商业秘密、减少部门扯皮、实行无纸办公，本公司的关联公司在2005年采用其它软件公司的OA办公软件，收到一定的效果，但末能满足公司的实际需求，经软件公司的介绍，我们对通达OA进行了解，认为它可以适合本公司办公之用、性价比也比较高，在2006年我们先是选了2.8版的普及版，经实际运行深深感到是一个非常好的办公软件后来又补差价购完美服务版。

目前公司本部全体人员均使用OA进行办公，主要使用个人事务、工作流、行政办公、知识管理4个模块。我们结合企业的实际情况对各模块作如下运用：

工作流

销售方面采用了《新开客户审批表》《价格调整审批表》《退货处理流程》等工作流。解决了人工审批层次多，文件容易在某环节蒸发的问题，同时由于是电子编码，存档查阅都非常方便。

例如《新开客户审批表》，

流程功能：规范新开客户批准过程，提高审批质量和速度；

流程流转说明：医药公司新开客户按国家规定要按规定的内容通过审查才可以把药卖给它。规定要经过销售部门、公司领导、质管部、销售服务中心四个部门的批准及由业务员申请 、业务经理审查、公司领导批示、质管员最终意见、销售助理执行共五个人的填写，而且内容较多，现在能选择的均已预设好选项，需人工录入的部分是很少的。过去业务员是最怕填写这个表，流转环节多有时两天都不能完成，完成取不到客户编码是无法销售的，现在正常十分钟内是完全可以完成了。

使用范围：公司本部药品部、办公室、质管部、销售服务中心；

表单：

见附件（因复制后图形变形故将截图另附上）

流程图

窗体顶端

窗体底端

②采购方面采用了《新开供应厂商审批表》

③财务方面采用《核销单》《收据》。现在公司的收据已全部采用电子收据（电子签名、电子盖单），解决了书写多页造成字迹模糊不清及纸质收据查询困难，财务人员分开办公单据传递不便易于漏单的问题。使得保存更加方便和安全，录入、查询更加快捷。

④行政方面采用《请假申请表》《补考勤申请表》《后勤人员意见反馈表》《工作交办传递表》

提高了办公效率，做到重要事情有请示批示快，存档查阅方便。

2、信息发布与公共文件柜

①信息发布使用最多是公告通知其次是新闻发布

所有的来货、调价、定价通知均由OA公告通知发出，过去的通知均通过口头或纸质文件进行，缺点是由于每日次数多，造成遗忘、人员通知不及时和商业机密漏失。现在是有权限的人员方可以查看，通过短讯可以迅速获知。

新闻发布一是用来发布公司重要讯息，二来是一些业务常用资料放置在新闻发布位置易于工作。

②公共文件柜用来存放所有文件资料包括公告和新闻。和多数公司一样，本公司的工资是保密的，但员工对本人工资的发放变得不透明，如果每人发工资条工作又非常繁锁，现工资表按人设立文件夹，自己的工资奖金一目了然，又不会造成泄密。受到员工的欢迎。

现在OA已成公司员工工作必不可少的一部份，利用它已实现了无纸办公，工作中的推诿已鲜有了，而办事效率大大地提高了。我们有信心通过进一步的学习和掌握将它用得更好。