广西洁宝纸业有限公司

广西洁宝纸业有限公司

——基于通达OA的工作流深度应用及系统集成扩展应用

个人介绍

罗华福 男 2008年毕业于广西大学 现就职广西洁宝纸业有限公司信息中心 QQ：348733123 Email：lhf609@163.com ,使用ASP、PHP开发过网站和小型应用系统，如：薪资管理系统、管理考核系统、IT运营管理平台等。对MSSQL 、mySQL数据库有一定了解。目前在用.net做人力资源信息管理系统项目。 2009年开始实施并管理公司OA办公系统，将系统中各模块启用后开始着手进行优化和个性化功能的设计和开发。现已设计有很多外挂小系统，直接共享使用OA系统的部门和用户信息，并充分利用OA系统的事务提醒功能。

企业介绍

广西洁宝纸业有限公司（简称“洁宝纸业”）是一家集研究、开发、生产、销售、物流于一体的现代生活用纸企业，年销售额逾亿元，员工约人。公司旗下有五家成员企业，分别为广西洁宝纸业投资股份有限公司、广西洁宝金田纸业有限公司、广西宝易通贸易有限公司、广西恒利通物流有限公司与广西洁宝护理用品有限公司

84年以来，凭借深厚的行业系列先进技术和一直推行的全面质量管理，公司出品了深受消费者喜爱的多种生活用纸。年以来，“洁宝”、“榴花”牌产品连续多年被评为广西名牌产品，“洁宝”、“榴花”牌商标连续多年被认定为广西著名商标。

洁宝纸业依托广西丰富的甘蔗纤维原料优势，通过上游资源的整合，建立起了产业链竞争优势的基础。作为世界上利用甘蔗纤维抄造生活用纸的始创者，洁宝纸业倡导“保护森林，从纸做起”的环保理念。公司积极打造一个肩负社会责任和具有良好公众形象的责任型企业，矢志成为中国绿色生活用纸的代言人。

公司秉持“诚信、协作、创新、共赢”的企业精神，通过科技、智慧和文化的力量，成为一家“消费者满意”、“员工满意”、“合作伙伴满意”、“社会满意”的令人尊敬的“四满意”企业，最终实现“创一流品牌、做长青企业”的愿景。

公司网址: http://www.jeanper.com

OA选型过程

2008年，公司开始推进信息化建设，最先实施的就是行政办公的信息化。一开始安装试用了多款OA软件和即时通讯软件。有的软件功能齐全且强大，但费用高实施难度大，有的软件易实施单功能简单，一直无法确定下来。后来，由主管领导推荐，试用了通达OA系统，试用一个月后即正式发布使用，三个月后注册为正式用户

目前通达OA的使用情况

目前，OA系统已成为公司行政办公的重要网络平台，由于公司办公区分布在各个不同的地区，网络办公平台更显得尤为的重要。公司所有的请示报告、请假申请等流程都在系统上流程，公司不受理纸质的请示。行政办公人员几乎一上班就得登陆OA系统，部分岗位离开了系统几乎就无法办公,OA系统已成为行政办公的支撑平台。

主要模块统计数据：

邮件作为传统的沟通平台，目前已达到40多万封，邮件附件在300G左右，是公司各部门及员工之间资料传递的主要方式且资料均存储在公司自己的服务器上，安全性高，目前公司很少使用外部邮箱传递公司文件资料。

工作流是OA系统的重要模块，也是公司应用得最深入的模块。其业务涉及行政的各类请示、营销活动申请、财务付款、采购价格申请等等，目前每天有150~200条工作流的增长量，使用至今总工作流数量已超过10万条。如果不是使用网络系统，每天有那么多人拿纸质的请示单找老总签字，不知道是一个什么概念。

公共文件柜也是公司应用较好的模块，按公司发文、营销管理、物流管理、生产管理等分类将各类报表、政策、文件等上传到文件文件柜进行有针对性的共享。甚至公司的制度大全（即所有制度文件）都上传到文件柜中供员工参阅（设置了不允许下载）。

图表 1 文件柜主目录

通达OA功能与实际应用举例通达OA功能与实际应用举例

（一）系统集成

(1) 与内网系统界面集成

通过后台PHP代码文件直接读取目标系统数据库，取出待办工作记录，按OA系统格式处理后输出到系统界面。（代码可参照webroot\general\mytable下的文件）

图表 2 IT管理平台待办服务单桌面面板

图表 3 集成在OA系统中自主开发的IT运营管理平台

图表 4 服务单新建

图表 5 IT运营管理平台待办服务单列表

图表 6 服务单办理

(2) 与外部系统集成

外部系统一般无法通过网络直接读取目标数据库数据或者其数据库类型不支持网络共享，可先在目标系统（网站）放置一个输出记录列表的页面文件，然后使用网页小偷技术获取输出信息并显示在OA系统中。点击链接跳转时是跳到目标系统的页面。此方式可以实现放置外部租用服务器的论坛的桌面简单。

a.外网论坛最新帖界面（特别设置，去除网页各种html标签）生成后网页代码源

（二）跨系统数据集成分析

部分企业的考勤都是使用指纹考勤或刷卡考勤，其一般都有独立的后台数据管理系统，因指纹机类型差异等原因，OA系统一般很难做与考勤机的数据接口，而请假数据又是在OA系统工作流模块中，因此需要设计一个分析界面，读取考勤管理系统打卡数据的同时加入OA系统工作流模块的请假、出差等数据进行分析，更直观的显示个人考勤情况

图表 8 搭建与OA平台上的指纹考勤模块

图表 9 个人考勤数据集成分析

图表 10 人事专员管理后台

图表 11 统计方式

图表 12 统计分析结果

工作流

一）系统根据表单内容自动判断步骤经办人

自动判断流程走向和默认办理人员是信息系统智能化的重要方面，同时也是规范企业审批流程的重要手段。企业流程要标准、规范，仅仅出一些制度是很难真正的落地，必须借助信息化工具来强制执行，规避一些人工的随意性和误操作。

人工手动选择是最原始的设置方式，但很容易出现误选、漏选等现象，而有些步骤（例如审批结束后的查阅步骤）让审批的领导去选显得不太合理，有些单位可能会想到放置一个专员负责传发，这种做法效率低，耗人力。

设置很多步骤然后设置转入条件。例如设置“市场专员（张三）查看”“市场专员（王五）查阅”“市场专员（赵六）查阅”……然后判断发起部门对应的才转入。这种做个对人员流动性不大，流程不多的情况下还没什么问题，当由几十个流程时，市场部的人员分工一旦做了小调整，那系统管理员就得花很多时间逐一个流程步骤调整，耗时又没技术含量，IT人员的悲催啊。

因此，我们就希望能不能有个集中的信息源，只要我们调了信息源的数据，那其他涉及的所有流程都跟着改变。JS + ajax + PHP + 数据源 就可以实现这个功能

流程能名称：销售活动申请报告

流程功能：用于没有专用流程的请示；

流程流转说明：

使用范围：全公司；

表单：

先在表单中放置两个控件“发起部门”、“默认市场专员”，设置为第一步填写步骤可编辑，并且设置隐藏（调试时可以不隐藏）。

流程：

所用数据源：

数据预览：

表单中使用的JS脚本：

“市场专员查阅”步骤设置：

实现效果：

当发起部门为“广东分公司/佛山办”时，系统就取出“张三,李四”这个字符串存在“默认查看市场专员”这个字段中，当公司领导审批点转交下一步后，系统就自动将 张三,李四 默认选为下一步的默认经办人，就不需要领导手动选择（让公司领导每次都要手动选择该给哪些人查阅，那就不能叫“智能办公系统”了）。

（二）实现无限级审批

对于固定审批流程，很多企业可能会碰到比较头疼的问题，不同的请示内容或不同的分公司所走的审批路线不进相同，有的可能是三级，有的可能是五级。都走自由流程，那流程就没法规范；根据各种情况在流程中设计不同的分支（这种事我也干过），但到最后发现还是无法满足，还落了个流程步骤繁冗的后果。流程步骤的增减这个还好应付，最要命的是表单的审批栏就不太好弄了，例如下面的审批栏是按管理部门架构设计的，如果生产厂来用，能直接弄个“车间审核”“厂长审核”进去吗？

有人可能会举手：一个步骤可以多人办理嘛，把车间和厂长都当成部门放到“部门审核”就可以了。这一是可以实现，问题是那个“同意/不同意”按钮给谁点呢，如果厂长是主办人，那每次他都得等车间办理完毕后才能往下转。

显然不好弄，所以我们要设计出一个兼容性很强的流程。这就用到了会签区和流程步骤可能转给本步骤的功能。

第一步：表单中我们把所有中间审核环节都统称“审批会签”放在同一栏，会签时都在会签区会签，然后显示在表单中。这样一来，不论中间有多少个审核步骤都不是问题了。

第二步：审核步骤转交下一步可以选择本步骤

图表 13 步骤流转设置

图表 14 步骤可写字段设置

不赋予任何可写字段，只允许在会签区写，而且传出条件为会签区意见不能为空。

效果：

产生的效益

经过了多年的应用，OA系统目前已不再是一个仅仅能做到减少打印纸张、流程网络化、信息网络共享等较低层次的效益，而是通过系统工具平台强化和规范企业流程管理，甚至可以间接监控行为。例如：《员工入职手续办理》工作流，当人事部门发起后会分发给办公室、信息中心、用人部门等通知其做好座位安排、账号开通等事宜，各办理人工作做好后经结果填写到工作流中，便可从工作表单中监控到各环节工作的进展情况。

如果说OA系统只是用于实现办公无纸化、信息网络化，那就太低估了系统的潜能了。无纸化、网络化不过是OA系统低层次的应用，深入的应该是利用系统固化制度流程，系统上的工作流配好后业务部门只能遵照上面的走，而系统上的流程就是根据制度来配的，更高阶的应用则是数据分析，公司领导做决策或审批时希望能获取充分的参考数据，例如在审批某个人的费用申请的时候就希望能了解这个人这个季度总共打了多少的费用申请。公司目前部分业务流程也能实现通过流程来管控工作行为，从工作流模块中提取一些信息进行分析。例如上面的“指纹考勤分析”模块，可以大大减少人事部门的工作量。

OA系统作为一个网络办公工具，更是企业管理管控的强有力工具。通过工作流可以管控各种费用、请示的报批，也可以管控各种审批通过后的事务的执行，自由工作流还可以用于征集意见；通过文件柜可以管理企业的文件资料，实现共享但又不易外传等等，很多功能可以挖掘。当然，这需要一个前提，需要大领导的一句话：不在OA系统上的请示我不认！

总之，OA是一个工具，工具的性能会一定程度决定所能产生的效益，更重要的是使用的企业和其管理人，还有软件的使用交流。一个不重视信息化的企业不会用得太好，一个没有想法的管理员也管得好不到那里去，缺少了交流和学习整体没有进步个人也进步不到哪去。