中铁四院集团广州设计院有限公司

——通达OA，与我同行，随需而变，共同成长

个人介绍

毕业于华中科技大学，工程师，多年从事本院的IT规划和管理工作，对于各类软件的熟悉以及上手度很高，善于解决各种软件问题，自发学习能力很强。自2010年开始知道通达OA，并了解一些OA的知识，至今对于通达OA的系统较为熟悉。

企业介绍

中铁四院集团广州设计院有限公司（以下简称“铁四院广州院”）创建于1952年7月，其前身为广州铁路勘测设计研究院，原隶属于广州铁路（集团）公司，2004年初划归中铁第四勘察设计院集团有限公司。我院现有工程技术人员200多人，其中高级工程师53人，工程师88人，各类执业注册工程师56人；持有铁道行业甲级、建筑行业甲级、工程勘察专业类岩土工程甲级等资质证书，铁路工程、房屋建筑甲级监理资质以及铁路、建筑和岩土工程甲级工程咨询资格证书；取得了质量、环境和职业健康安全管理体系的认证证书。能够独立承担铁路、公路、桥梁、隧道、工业与民用建筑、给排水、消防环保、岩土工程、电力、工艺设备、通信信号、市政工程、城市轨道交通等项目的勘察设计、技术咨询及工程监理、工程总承包业务。铁四院广州院作为中铁第四勘察设计院集团有限公司全资子公司，可承担集团公司资质范围内各类综合性项目的勘察设计。 铁四院广州院建院近60年来，参与或完成了衡广复线、株六复线、渝怀线、海南西环线、粤海通道湛海线、广州至新塘市郊客运线、福建白马港、福州罗源湾北岸铁路支线等大中型铁路工程；广州地铁、广珠城际、穗莞深城际、佛肇城际等多个轨道交通工程；广州铁路（集团）公司管内车站、货场、专用线的新建或改扩建工程；高层综合办公楼及高层住宅楼等工程项目勘察设计。承担了武广高速铁路、海南东环客运专线、广珠铁路、赣韶铁路等工程项目的施工监理。完成了湖南华菱湘潭钢铁有限公司路企直通铁路改造、台泥（英德）水泥有限公司铁路专用线的工程总承包。铁四院广州院秉承技术领先、顾客至上、服务社会的宗旨，完成的多项工程勘察设计先后获得了国家银质奖、铁道部优秀设计奖和广东、湖南两省、广铁集团公司科技进步奖以及广东省优秀工程咨询成果奖；承揽的多项监理项目分别获得了铁道部火车头优质工程、广州市安全文明施工样板工地、广铁集团创样板工程等奖项，在华南地区展示了雄厚的实力，树立了良好的信誉，连续八年被评为广州市“守合同重信用企业”。

OA选型过程：

我院在考虑OA的时候主要是考虑符合我院使用需求，另外一个是价格适当，在了解了市面上一些OA系统以后，发现国外的产品功能庞大，系统要求高，产品价格也相当高，且里面很多功能我院目前都无法用上，国内其他的OA软件像通达OA有如此多客户的不多见，而且通达OA长时间提供各种升级维护信息帮助客户解决各种问题值得称赞，而且通达OA里面的大部分功能都是符合我院需求的，所以我们决定选择性价比不错的通达OA。

目前通达OA的使用情况：

目前我院广泛使用通达OA系统，大致上使用了大半年左右，用户大致上在100-200之间，主要适用的模块为个人事务/工作流/行政办公/知识管理/附件程序/系统管理。

通达OA功能与实际应用举例：

这个模块中个人用户可以很方便的查看已经发布的公告和通知，自行设置工作日志等。

鉴于本院的工作情况，经常需要某些非特定用户一起讨论及交流某些问题，其中的消息管理的即时通讯群组功能给用户提供了便利，这方便用户可以自行设立群组进行内部讨论，不过关于群组设定的时候的排序号不是自动生成，容易导致很多群都是同一个序号，容易导致混乱。

信息发布

由于使用OA之前本院主要采用张贴公告和通知的手工模式，难保有员工无法及时看到消息的情况，通过OA的公告和新闻可以非常方便的及时通知到所有的员工，保证消息的传达。

工作流

工作流主要用于我院已有的部分工作流网上处理，主要帮助我们解决了很多时候一个事情需要一个人从头到尾跑遍才能完成的问题，建立好工作流以后，用户只需在电脑前处理自己的部分，整个流程可以很清楚的进行自动化处理，节省了用户的时间，提高了工作处理的效率。

院发文呈批流程

流程功能：通过网上进行发文申请处理，形成固定流程，提高办公效率；

流程流转说明：综合管理部部门人员拟稿，经过审核完成后，报经相关领导审批，最后按照审批意见归档或者转请其他领导会签后归档；

使用范围：院综合管理部。

流程图：

步骤1的权限

步骤2的权限

步骤3的权限

步骤4的权限

步骤5的权限

流程图说明：

1. 第2及第3步骤都具有回退功能；

2. 第1步骤必须上传附件以后才能转交到下面的步骤，否则提示错误；

3. 第4步骤根据第3步骤领导的批示决定，是直接存档或者转发给有关领导进行会签；

4. 如果第4步骤转发给有关领导会签之后再转交给相关人员进行归档处理。

院绘图申请流程

流程功能：规范设计人员绘图申请流程，形成固定流程，帮助规范化绘图申请以及统计；

流程流转说明：设计人员填写绘图申请表单同时上传带打印文件，经过相关部门领导审核完成后，转交给图文中心绘图人员进行打印，结束后同时通知设计人员绘图完成。

使用范围：院图文中心

步骤1的权限：

步骤2的权限：

步骤3的权限：

流程图说明：

1.第2及第3步骤都具有回退功能；

2.第1步骤必须上传附件以后才能转交到下面的步骤，否则提示错误；

3.第3步骤完成后同时通知发起人。

知识管理

知识管理的模块我们主要是利用公共文件柜作为分享院内发布公共文件的作用，共享的同时通知各位相关用户查看以及签阅，做到保证相关人员都看到文件。

以往我们都是通过局域网共享文件给大家访问和下载，网络硬盘则很方便提供给我们一些常用软件的分享。

其它功能模块

邮件功能一方面可以让OA很方便将相关的信息和文件方便的传递给特定用户，另外一方面也可以通过Internet邮件的功能接收和发送互联网邮件，免去打开多个邮箱的麻烦，极大的方便了用户，提高了效率。

项目管理的模块才刚刚开始试用，里面有一些情况还并非非常清晰，而且部分情况与本院实际工作情况有差异，所以实施起来还是有不少问题需要解决的。

产生的效益

通达OA最重要的作用是满足我院局域网信息和文件分享的需求，同时再次基础上我们开发了一些内部工作流程，极大的方便了用户，理清了流程和职责，保证了每个用户只处理自己权限范围内的工作，同时保存了相关表单证据，一方面老板需要的时候可以随时调用查看相关信息，另一方面管理层可以对现有的信息和文件处理进程进行监控和管理，再者员工可以专注于自己权限范围内的工作，再无需为看不到信息或者处理过多与自己工作无关的工作而浪费时间，此外也很大程度上帮助了网管管理好网络和人员，方便各种信息的交互，最后通达OA一改我院以往传统原始的手工处理和分享信息的方式，减少了工作复杂度，极大的提升了用户的工作效率，为我院的办公自动化提供了很大的便利。