广州智航电子科技有限公司

——通达OA使用心得

个人介绍

姓名：侯岳红，性别：女，年龄：33岁，现任广州智航电子科技有限公司PMC部经理及信息部主管；从事电子行业工作十余年，对工厂生产流程相当熟悉，工作强项生产管理、仓库管理与PMC生产计划与物料计划管理；对ERP运用精通，协助推动公司ERP上线，主导了公司OA系统的选型、培训、上线使用等全过程。自2012年4月底公司有意向导入OA系统，了解了多家OA系统软件，从功能介绍到实际应用。自2012年5月份开始了解和知道了通达OA，通达OA的应用与使用客户群体较为广泛，系统给人整体简单、易操作、易沟通的感觉。

企业介绍

公司名称：广州智航电子科技有限公司

成立时间：2006年

公司人数：1000余人

年销售额：数亿元

广州智航电子科技有限公司是一家集产品研发，生产，销售于一体的高新科技企业，成立于2006年4月，坐落于广州永和开发区新建工业园。从事车载DVD，车载GPS导航。车载数字电视，车载PC等汽车电子产品的研发，制造与销售，公司拥有强大的自主研发队伍和出色的制造能力，在全国各地建设了客户服务中心。

智航拥有雄厚的自主开发能力。同时公司注重高科技人才的纳入，并长期与国内外大中型企业，高等院校的科研机构开展有效的技术合作，努力提高公司的技术开发能力和产品的科技含量。智航凭借在开发汽车数码产品方面的技术积累，以及专业的团队精神，合理有效的管理模式，公司秉承“服务至上，信誉第一”的经营理念，不断地为汽车驾驶者提供最前卫，最尖端，最经济的车载数码产品。

OA选型过程：

自2012年4月底公司有意向上OA，经过多方了解OA系统，通过朋友使用过的介绍及上网查询一些资料及有影响的OA软件的客户群体，选型了研硕、万户、用友（2家）、网御通、通达等6家公司软件，选型过程中，通达OA的客户群体较广泛，适应较为普遍，特别是“不限制用户数”，“平台升级容易”，“对电脑要求配置不高”很吸引人，通过产品介绍，通达给人整体感觉：简单、实用、功能广泛、能够快速上线是我司选择通达的基本原因。

目前通达OA的使用情况：

我司5月底配置了OA服务器，6月19日已全面导入使用OA系统；目前公司人员使用已经普及，因为刚上线还不熟的原因，技术工程师之类的人员使用较少，目前公司统一明确使用OA的表单都已经在用，每天同时在线使用的人数在70人左右；为方便于我司上线，在上线前对OA系统原配置的模块进行了整理，现用的模块有：个人事务，工作流，行政办公，档案管理，附件程序，系统管理。

通达OA功能与实际应用举例：

工作委托比较新颖：

信息提示可以减少工作遗漏：

会议通知与提醒特别方便，便于提醒管理人员及高级管理者的时间分配，及时与会：

信息发布

目前我司只用了公告通知管理，公告通知可以把重要的、紧急、全厂性的通知事情做通告，可以设置有效时间，对于一些重要的、紧急的事项可以做及时的公告通知，而且可以直接在线阅读公告内容。

工作流

我司对各部门使用的签核表单做了评审，明确了使用OA的表单，OA工作流可以提升签单流程的时间，同时也可以减少人工成本，节约纸张，信息及时化，使我们的工作沟通也提升了一个新的台阶。工作审批流走完后，发送给对方的时候，有信息提示；有对方查阅的时间和人名，可以检测到被传阅文件的阅读情况；附件可以在阅读，下载到本地电脑速度也较快，比较方便；工作监控的功能较好，可以检查未完成的工作，起到监督作用。

工作监控可以体现经办人的时间与办理状况，也可以查询工作内容：

知识管理

刚上通达OA系统，为方便于各人员的使用，分模块上线使用，目前我司只对管理员开通了知识管理的模块使用权限，还未全面上线使用知识管理的模块，计划待现有的模块使用一段时间顺畅后再全面导入。

内部讨论区

内部讨论区目前我司未对用户名进行开放，计划待现有的模块使用一段时间顺畅后再全面导入使用。

报表组件

报表组件目前未使用。

其它功能模块

工作日志、日程安排在使用中，可以让员工总结自己的工作，给自己制定工作指标，同时提醒自己未完成的工作目标，可以帮员工做好时间管理、分配工作的作用。电子邮件，OA系统自带的个人邮件在邮件传输上和附件的传输上，速度比专业的邮件软件稍差一点，根据企业需要我司规范了电子邮件的使用，目前我司未使用OA软件内的电子邮件功能。

产生的效益

1. 减少了纸张的使用，提升了信息化管理。

2. 减少了人工递呈签单的时间，减少员工的工作量。

3. 管理人员可以更好的监控本部门人员工作进展的状态，也可以通过工作监控提前预知一些将要执行的工作。

4. 信息签核、分发速度更快、更高效、更准确。

5. 简化了文件管理，减少人工存储纸档的时间，节省了存储文件的办公用品成本。系统存储更有利于文件长时期的保存、查找文件更快捷、更方便。

6. 规范了公司签单乱的情况，更加明确了各部门文员的职责，整合了文员的工作，让文员的工作更系统性。

7. 规范了公司表单，统一了表单格式，使公司所使用的表单更确化、标准化。

8. 规范了公司表单签核流程，明确了各岗位签核的职责。

提出的建议，望通达OA软件公司能加以改善：

1. 工作查询内接收到外部传阅过来的资料，系统未按接收到的时间进行排序，是按起草人的起草时间来进行排序，给收件人查阅工作造成很大困扰，很多工作是没有在当天起草当天起草完成的，会误导员工的工作查询，从而也会漏执行工作，造成工作失误。

2. 信息提示微讯里，接收以的信息，第一次系统提示的时候是体现未查阅的状态，如附图：

但是在未查阅之前如果先刷新了一下桌面，这个微讯提示会 自然变成已阅的状态，如附图：

从以上微讯里同样不能明确已阅与未阅的文件，也会造成工作漏执行，造成工作失误。

3.信息管理员将审批完成的表单传阅一次后，不可以重复传阅或补传阅。文件在传阅时是由信息管理员来分配，因为是人工操作难免会漏传阅和少传阅人的现象，但目前系统是无法进行再次传阅，欠缺灵活性。

4.流程设计后，系统不能根据起草人的职称来辨识下一个审批节点，例：PMC部，PMC部下属两个组别，物控组主管有周武，生管组主管有黄玲，PMC部有经理侯岳红，文员梁珊珊，设计部门主管的时候，物控组设主管周武，生管组设主管黄玲，PMC部设主管黄玲、周武，上级主管侯岳红。但是在起草文件时，如是侯岳红起草的文件，系统会先将审批流流转到周武（黄玲）处，再流转到侯岳红处；如是周武起草的文件，系统会先将审批流流转到周武（黄玲）处，再流转到侯岳红处。虽然流程是没有问题，但是系统无法根据起草人的职称来选更高一层的管理人员审批，造成管理人员起草的文件自己要重复审批。

5.权限及辅助角色，例：用户侯岳红，职称是经理，设置了辅助角色是OA系统管理员，但是在侯岳红在行使权限的时候，系统管理员的权限有部份是不能行使的，例如工作监控，侯岳红的用户名就不能看到公司所有的工作监控内容；用侯岳红的用户名也不能在工作监控中删除一些错误提交的单据。

例：下图是用系统管理员角色进入后可看到的工作监控：

下图是用侯岳红角色进入后可看到的工作监控，从下图可以看出系统管理员的这个角色没有体现。

因为侯岳红的职称有两个，既要行使PMC经理的权限，同时要充当系统管理员的角色进行系统维护，虽然给侯岳红的用户增加了辅助角色OA系统管理员，但是在使用侯岳红的用户名操作的时候无法全权也同时使用OA系统管理员的权限，给管理工作造成不便，每日需要开通两个用户名同时进入方可到所有完成的所有工作。

6.起草人填写表单提交后，经领导确认可以不提交表单审批就可以完成的工作，被审批人退回后，起草人需要将该份文件取消，起草人是无法删除的，只有系统管理员的权限方可删除，此点可以灵活给起草人来掌握。

7.起草人在做表单时，只能起草上一级的签核人员，后面的签核流程全部要靠上级领导进行一级级选择，审批人无法完全判定该表单所需要核准的人员，会造成单据审核流程未走完。建议是否在起草人起草表单的时候就由起草人选定好需要审批的人员，比较能明确此表单的审批流程。

8.在微讯提醒里，一个表单的信息提示两次提醒功能，可以减少为一次提醒即可。