深圳市思达仪表有限公司

2019-06-10 00:00

深圳市思达仪表有限公司-郭炜

一、OA系统选型-相识,陪伴成长

    2009年6月公司OA系统选型,参与公司有泛微、蓝凌、金和、通达,从数据架构、功能、界面、易操作性、易维护性、实施周期、成本等全方位对比,最后选择通达OA。当时华南区总代深圳市思泉软件有限公司还是一家很小的公司,思泉雷总背着包跑业务,其中也有雷总的真诚打动了我,实施公司对于订单的珍惜程度决定未来实施的重视程度。通达OA2009版之前的版本是盗版横行,应该是从2009版开始使用密钥,也是从2009版开始加大力度对企业进行推广,通达的军工背景也是我们选型时考虑的因素之一。

   在实施过程中也遇到了一些小的挫折,通过在网上开通的CEO对话平台将问题直接反应给通达高总,在高总的协调下完成了我司一些个性化的需求。一个月后系统上线,将日常的纸质审批全部已工作流的形式在系统中实现,并与管理制度结合,与董事长授权结合固化流程。一年后得到董事长的认可,开始在整个集团全面推广,分别在2010年、2011年、2012年先后实施了河南思达高科技股份有限公司、深圳思达光电通信技术有限公司、上海英迈吉东影图像设备有限公司三家公司OA系统,从前期系统规划,流程梳理,表单流程制作均由我一个人独立完成。从OA的实施过程中我也不断学习,也是整个集团对下属公司业务流程与管理模式最为了解的人,也成为老板管理思维最了解的人,流程的实施不单是管理制度的落实也需要结合老板的管理思想,我的工作也从前期的维护转入管理岗位。

   从2009年至2014年整个集团一直处于动荡期,上市公司重组,高管频繁变动,高管在集团分公司内矩阵式管理,这期间董事长就更换了三任,几乎每半年调整一次组织架构。但整个公司还是能够正常运作,所有人员还是按部就班的工作,这其中OA起了关键的因素,制度流程已固化,授权固化清晰,至少在系统中不存在主观因素造成的管理问题。无非就是调整组织架构、人员、融入新领导的管理思想等。也是因为通达OA流程的灵活性,使得IT能够快速响应变动,几乎每次一个重大组织架构调整之前,OA的调整可在公告发出的前夜完成同步。就是因为在这一时期,因为OA的存在,我的价值得以充分体现。

二、应用情况-相知,形影不离

   OA系统目前是全公司使用率最高的应用系统,也是公司办公的门户平台,每个员工上班第一件事一定是登录OA系统,甚至会出现离开OA系统大家不知道怎么办公。员工办公已对OA系统产生了很强的依赖性,它不仅仅只是一套系统,我们称之为“工作伴侣”。

   通达OA的灵活易操作性也使得我们减少了培训的投入,每次新员工培训只需简单的做些讲解,公司高层从未参加过培训也能灵活应用,我认为易操作性也是评估一个系统的重要指标。除了常用模块的使用,也做了些个性化二次开发,下面简单的介绍一下主要的模块应用的情况。

1、内部邮件

我司通达OA内部邮件系统是一个个性化开发的模块,不同于系统自带邮件系统。内部邮件为公司办公事务性沟通主要渠道,做为各部之间事务来往主要凭证,个人无邮件的删除权限。


点击进入内部邮件里面包含你发送或你接收的所有邮件

写邮件(新增)界面如下:

新邮件,所有新邮件可以在“未读邮件”中查看有个“NEW!”标识

邮件查询

邮件回复,点开阅读界面,点击“回复”,将弹出回复邮件窗口


回复后的邮件界面:(邮件回复后,邮件所有的接收人、抄送人、转发人都能收到消息提醒),并且与主题显示在同一界面,便于浏览。

邮件的浏览状态清晰

邮件转发,将邮件转发给“接收人”“抄送人”以外的人员

   内部邮件的优点是简洁明了、高效、阅读方便,公司各部门之间沟通平台,内部邮件无可取代。

2、公共文件柜

位于“知识管理”下,公共文件柜存放有公司文件制度、体系文件、知识产权、各类证照、标准格式库、各部门共享文档等资料。通过设置权限进行共享,查看、编辑、下载及打印。实现了资料共享的目的,无论随时随地打开手机或电脑都可以最快速的查看到想要的资料信息,大大提升了工作效率。


3、工作流

   我司OA系统目前共有流程239个,截至2017年11月24日上午10:30,OA系统已产生流程167484条,OA系统已使用2980天,其中工作日2044天,平均每个工作日产生流程约82条。

表单

流程图

流程图说明:

1)、当付款内容涉及与公司产品相关的材料、辅料、工程配件类等物品时,且付款金额为小于或等于50万人民币的常规采购付款或金额小于或等于10万人民币的非常规采购付款时:

申请        部门审批      上级主管审批      一级部门审批      常务副总审批     应付会计审批       财务经理审批       财务总监审批结束

2)、当付款内容涉及与公司产品相关的材料、辅料、工程配件类等材料时,且付款金额大于50万人民币的常规采购付款或金额大于10万人民币的非常规采购付款时:

申请        部门审批      上级主管审批      一级部门审批      常务副总审批     应付会计审批       财务经理审批        财务总监审批       总经理审批

3)、当付款内容不涉及与公司产品相关的材料、辅料、工程配件等物品时,且费用支出小于或等于5000元人民币时:(如办公设备、基础工程、招待费、证件等费用支出)

申请        部门审批      上级主管审批      一级部门审批      常务副总审批     费用会计审批       财务经理审批       财务总监审批结束

4)、当付款内容不涉及与公司产品相关的材料、辅料、工程配件等物品时,且费用支出大于5000元人民币时:

申请        部门审批      上级主管审批      一级部门审批      常务副总审批                        应付会计审批       财务经理审批        财务总监审批       总经理审批

(研发中心、制造中心、采购部需要常务副总审批)

流程功能:因付款业务紧急,或付款单据财务总监与总经理不能面签时,使用该流程。

使用范围:公司全体部门

审批权限说明:

职位

总经理

财务总监

其他人员

权限

大于50万人民币的常规采购付款

大于10万人民币的非常规采购付款

大于5000元人民币的费用支出

小于或等于50万人民币的常规采购付款

小于或等于10万人民币的非常规采购付款

小于或等于5000元人民币的费用支出

审批

   通达OA系统工作流模块我认为是这个系统最大的亮点,制作人员无需专业知识可快速制作各种复杂流程,可灵活响应组织架构变动带来的流程成调整。只有你想不出的流程,没有它做不到的流程。我制作流程的最高记录是28小时上线47个流程。

4、与其它系统对接

   2013年我司实施EHR系统,与OA系统也做了对应的接口,OA系统中的请假单、出差单、加班单、补卡单等考勤异常单据都会在审批结束后自动推送到HR系统。除此之外还做了PLM系统短消息推送。


三、效率提升-相敬,感恩有你

随着公司的发展和进步,越来越需要高效及时地沟通信息、传达命令、请求决策、共享和复用知识等等诸多协同行为,这些建立在报告、单据、文件纸上的协作随着互联网产生了新的协作方式和工具。

   通达OA协同管理软件以“人为中心、事件驱动、流程导航、表单呈现、内外互通、应用整合、集中共享”的协同工作模式,解决了企事业单位日常工作中80%的事务、事件的处理,通过刚性与柔性、共性与个性相结合的方式,满足不同工作管理需求,显著提高了工作效率和执行力。

至今我非常庆幸当初的选择,通达OA对于我在公司的价值体现是很关键的因素,在公司那个动荡的年代,我不仅没有因为管理层的变动而影响我的职业生涯,反而在这种逆境中还能得到提升,我想这就是价值,这套系统的价值也体现了我的价值。感恩有你——Office Anywhere!

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