广东德怡电子科技有限公司

广东德怡电子科技有限公司 黄景妮

一、OA选型过程

从总体上讲，在未上OA系统平台时，我司的信息化水平较低，六流程较繁琐，内外部信息化都要加强，经过半个月的对比分析和试用，思泉的OA软件的效果良好，思泉通达OA给人的感觉比较大气，包括其页面布局和功能设计，展现层面的功能做得很好，给人一种完整的协同办公平台的感觉。思泉OA的各项功能比较完善，数据关联度也很高，包括工作流、知识管理这样的功能模块都不错。此外，思泉OA也非常强调和第三方系统的数据整合，对于协同管理、知识管理等理念也都包装得很强大，而且性价高比较符合我司的现实情况。

二、对于通达OA当前的应用情况

自OA在2016年11月上线以来，我司使用OA已有一年了，每天的在线人数达到113人。我司运用了个人事务、工作流、行政办公模块、知识管理、公文管理、档案管理、项目管理等模块。解决了文件下发需打印大量文档的弊端，节省了资源，再也不用跑到各个部门去签发，提高了工作效率。使用行政办公的公告通知后，相关的公告通知可以在线审批，发布人可以查看已读人员、未读人员，还可以一键提醒未读人员，避免了信息发布传达的遗漏。在行政办公模块，通过车辆申请、会议申请，妥当的安排了人员的使用，使我们工作起来方便多了。使用知识管理、公文管理、档案管理之后，对于文件的分类，权限的设置更清晰了，加强了文档的管理，归档和保存，是企业办公的好助手。

三、工作流程

自OA上线以来，我们设置了30多个工作流程，包括办公室调休请假、财务报销付款、品质供方问题、质量异常、采购物料、仓库领料单等流程。

目前我司运用最多的是工作流这一模块，该模块功能很齐全，能处理各种复杂的流程，提醒催办人员，替代了人工审批签名的繁琐，提高了办事效率，特别是对于采购这一块的使用，以前采购部要将每张纸质采购单输入Excel，定期在Excel进行统计核对，自OA上线以后，通过走工作流在数据报表导出数据，就省去了一步骤，大大的提高了工作效率。我们公司比较有代表性要属《质量异常通知单》了，由于质量异常每次涉及的部门不同，因此通过设置在表单勾选后触发转交到签发部门，这一流程解决了我们一大难题。

异常通知单流程：

流程功能：规范单位质量异常处理过程，形成固定流程；

流程流转说明：报告人提出质量异常申请，经品质工程师审批，再由各个相关部门进行签发最后反馈到品质归档。

使用范围：集团本部办公室；

表单：

流程图：

流程图说明：

（1）1之后的所有步骤都有回退到这前步骤的功能；

（2）报告人申请，流程流转方向为：1，2，4 然后由4流转5、6、7、8、9、10，由11结束流程；

（3）当品质工程师在填写分析后勾选责任部门，下一步将自动转交到需会签的部门，当所有部门会签完毕后再流转到11，由11结束流程；

四、信息发布

通过使用行政公告这一模块，解决了信息传递延缓和传达效果的反馈不佳问题，之前我们公司用的是一般的聊天工具，有相关公告通知直接在公共群转发，接收的人员一一发送收到已表示阅读了该文件，这一方式重复的打扰了正在工作的其他人，而且谁没看也不清楚，通过使用行政办公的公告通知后，可以看到已读未读人员，可以对未读人员再次提醒阅读，对于发出的公告还可以进行修改，清空已读人员后再次提醒，避免了公告发布的重复，发布公告前进行可设定审批或不审批，规范了公告发布的操作。

五、知识管理

目前我司对于公共文件柜运用的比较得心应手，以往我们是在共享网盘分部门设置了密码，只有本部门的人员才可查看部门内的文件，不方便的是在一个文件夹内设置了进入的密码，就可以查看里面的所有内容，不能单独设置子文件的权限，有了OA的公共文件夹解决了我们企业的这一难题，可以在不同文件夹和子文件夹内设置分层权限，方便了文件的管理和共享。OA知道这模块相当于公司的智多星一样了，很多员工害怕领导，有问题不敢问，在网上又找不到符合的答案，于是日积月累，问题越来越多，雪球越滚越大，工作也力不从心，进步小。使用OA知道模块后，大家有疑问就可以在上面提问，跟百度问答类似，非常方便，不同的是该模块针对企业员工，不用另外注册账号和积分，解决了员工不敢问，不敢讲的难题，这个模块使员工的疑惑得到了解答，知识得到了提高，也使员工形成了助人为乐的精神了。

六、为企业带来的管理效益

通过OA，企业的办事效率大大的提高了，从一开始审批要跑几个办公室，到现在只需要网上点一点即可审批，节省了时间、资源和人力。特别是流程这一块，人力资源的各种单据再也不用一条一条去录入再重新核对，现在可以直接从OA导出来，在决策方面。以往付款，报销等财务单据，因为数据需要核对，领导都需要经过两三天去审核才签名，现在OA能催办提醒，无形中加快了领导层的决策，单据全过程一览无遗，也使的决策更明智了。普通员工通过流程申请，节省了工作时间，提高了办事效率，文件共享、公告通知等等信息接收的更快、更便捷了。使用工作计划、工作日志、日程安排等对于员工的个人任务，工作安排也更加明确了。