海南职业技术学院

海南职业技术学院 戚瑞

海南职业技术学院创建于2000年，是海南省第一所独立设置公办性质的高职院校，隶属海南省人民政府。2003年通过教育部首批高职高专人才培养工作水平评估；2008年立项建设国家示范性高职院校，2011年通过国家验收，成为海南唯一的国家示范性高职院校。学校的办公自动化的实现也比较早，学校在2007年开始立项选型，2008年完成采买，正式开始使用。通达OA为学校的高校的高效、准确管理发挥了特别积极的作用，是学校管理工作的亮点之一，也是国家示范校支撑要素之一。本文将从OA的选型、当前使用情况、工作流程、信息发布、知识管理、内部交流、企业微信、移动端应用、经典应用、综合管理效益几个方面介绍学校的经验，

一、OA的立项选型过程

 在开始选型前，学校的首先建立了办公自动化软件的评价指标，具体指标如下：

1、功能性，软件功能上要包括OA系统的通用功能，包括工作流、 公告通知、设备资产管理等模块。

2、安全性，在系统架构上，能保证系统和数据的安全。

3、厂家背景，开发经验丰富，未来有较强的成长空间。

4、用户群，要有一定的用户群，是产品质量的证明，能够更高效的发现漏洞，是企业持续进步发展的动力和土壤。

5、二次开发，系统支持二次开发和定制开发，提供数据接口，可与其它系统实现数据共享。

6、完备服务体系，要有技术团队、服务团队支撑。

根据以上指标指导，通达新科OA的优势逐渐显露出来，具体表现在：

1、功能完备，与市场其它产品相比。

2、MYSQL+PHP架构相应比较先进安全。（应用至今未发声安全问题）

3、企业背景上，经考察通达信科之前一直服务军工企业，有着深厚发展根基

4、用户众多，有深厚的用户基础，发现问题和改进的效率较高。

5、二次开发，比较灵活的菜单定义和系统接入方式，支持二次开发。

6、服务体系上，通达信科有自助文档中心，有企业经验分享，有服务QQ群，BBS以及健全的经销商服务体系。

初步选型确定后，学校开始了对OA系统的正式使用，在使用过程中，作用最大的是工作流使用经验如下节述。

二、工作流

1、初遇困难

工作流的使用是和管理流程紧密相关的，同时也与领导的使用意愿和意志紧密相关。为了实现电子化办公，学校调集专人组成工作组，根据学校管理规程，建立的第一批工作流。在第一批工作流建立以后，学校遇到的最大困难是推动使用。经过一段时间的徒步不前，学校有针对性的制定了推动使用的政策：

1、制定推进重点。首先，确定若干个必须使用通达工作流的工作过程，确定的原则就是1具有普遍性2重要性，如财务审批流程、收发文流程。这两个流程平时使用较多，每个部门都要用，而且必须经过相关领导审批。

2、先培养一批操作能手。先由每个部门推荐若干人选，进行培训，根据培训效果给予一定奖励。

3、奖励工作流应用较多的部门。利用工作流查询功能对各部门工作流应用情况对各部门展开评比，使用最多几个部门给予奖励。

4、配备专用“秘书”。有很多校领导，部门负责人，当时是不会打字，不会用键盘的，针对这种情况配备学生助理辅助，或者秘书代为操作。

2、成效斐然

经过1个多月的困难期，从学校领导到广大教职工对OA系统逐渐接受并依赖OA系统。首先，工作证据保管非常方便、工作单据的查询方便，排队找领导签字的情况没有了，随时随地的工作方式减轻了领导的工作量。

一次兄弟学校来我校学习经验时如是感慨：“领导很忙，不好找，好不容易见到领导一面，签字审批两分钟，和领导抽支烟，报告下近况至少要半小时”。这种现象之前在我校也是存在的，审批双方都深受其苦，现在我校领导审批工作流最快不到一分钟，最慢5分钟也能处理完。

利用工作流的时间限定功能还可以对工作流进行每一步骤的时间规定，极大的提高了全校的办公效率，使学校教职工从繁琐跑审批活动中解脱出来。

设置每一工作环节的办理时限，设置路径：工作流设置—>设计流程—>设计流程步骤—>列表模式—>基本属性，如图：

经过多年的丰富和建设，我校初步建立了以工作流为骨架的管理体系，各部门都建立和完善了自己的工作流，工作流的建设一直在完善补充中。

目前全校共有活跃工作流60余个，每月产生工作流上千个以2017年11月-12月为例OA系统协助处理了816条工作流，手工方式处理这么多工作流是不可想象的，通过工作流的应用极大提高了全校的工作效率。

3、工作流的具体设置过程

通达OA的工作流设置分为流程设置和表单设置两部分。路径在：工作流—>工作流设置。

流程设计主要设置工作流的流程步骤、每一步骤的操作权限、可写字段、保密字段、必填字段等功能，以对外合同审批流程为例：

这部分的工作重点在逻辑和管理流程的准确，可以转化到图形视图直观检查合理性，以对外合同审批流程为例：

表单设置主要是流程界面的设计，可以参照传统纸质单据的格式设计。也可以简单的按照流程设计。我校初期主要是按照流程进行简单的设计如图：

随着移动办公的和移动签章的引进使用，学校正在将表单审计进行优化，已实现表单直观化，如图：

除了美观之外，方便手机和PC的签章审批。

表单设计可以图形话设计也可以HTML代码设计，如图：

HTML代码可以粘贴到DreamWever、Hbiuder等软件中编辑，完成后再粘贴回来，表单制作非常灵活方便。

表单变化和流程变化是不可避免的为此可应用版本生成来控制版本：

丰富的控件可以选择，如上图左侧，可以实现人员、部门、文件命的自动信息读取。特别是宏控件功能特别强大：

4、经典应用