广东xxx药业集团有限公司

一、OA常用模块的使用

1、电子邮件

内部沟通：方便大家各个区域之间的沟通，个人邮件的统一管理。

2、公告新闻

通知新闻：公布领导的日程按排，公司的职员变动情况及公司的实时状态信息。

3、文件管理

管理好每个部门的重要文件及公司的规章制度和学习资料，并设置权限来控制。OA的各个模块也要写成流程文档存执文件柜，便于后期的工作交接。

二、主数据同步开发

需要做到OA中读取SAP主数据的准确的数据，则需要完成SAP主数据同步到OA中，利用OA中列表空间和数据选择控件读取主数据，可以极大的方便客户（主要是业务员群体）发起审批流程，同时也方便办公室相关文员进行数据统计工作。

开发了一个后台同步设置界面，可以设置各主数据从SAP同步到OA的同步间隔时间，同时也可以手动同步和重新计时操作，这个类似于我们通达OA的定时任务管理。

同步到OA中的主数据是存在工作流中的内部数据源，方便工作流取数，通过同步设置控制，可以保证OA数据源中的数据是和SAP的数据保持一致的。

其中客户主数据表：

物料主数据表：

银行主数据表：

三、工作流的使用

工作流主要是解决各个区域之间的流程沟通，提高工作流程的办理效率，规范流程格式及保留好走过的单据。

1、促销活动申请表

流程功能：规范集团的活动申请，形成固定流程。

流程流转说明：根据集团的组织架构，逐级进行审批。

使用范围：全体部门。

表单：

流程图：

业务描述：

“促销活动申请”SAP接口总览

类型说明：

IM_F：输入字段 IM_S：输入结构 IM_T：输入表

EX_V：输出字段 EX_S：输出结构 EX_T：输出表

流程说明：

发起流程时，会自动将申请人的相关信息带出来，如申请人编号、姓名、所在销售组织、所在部门、OA活动编号等，其中所在销售组织会自动在众多销售组织中默认选择本活动流程的销售组织，如下图所示：

客户选择会在同步erp中的客户主数据表中来进行选择：

组织选择将在同步erp的组织主数据表中选择：

提交申请时，是根据是否超总控来判断下一步的审批人。

条件表达式如下：

转交下一步时对录入的“预计本次活动投入金额”进行比较：未超过从 SAP 中读取的“可用总控金额”时可转交下一步，否则弹出对话框提醒用户超出了总控金额，不允许提出该活动申请。

促销活动在OA中审批完，推送到SAP系统中显示的明细如下图：

2、退货超总控流程

流程功能：规范集团的退货流程，形成固定流程。

流程流转说明：根据集团的组织架构和集团总控系统的总控金额比较，逐级进行审批。

使用范围：全体部门。

表单：

流程图：

流程说明：

发起流程时，可以点击选择按钮，选择退货费用所要归属的层级部门，就可以自动将该办事处退货总控余额自动带出来，通过退货的金额数目，自动计算出超总控金额数是多少（自动带出的退货总控余额数是不能修改的）

针对一些没有自动读取人员部门的情况，我们可以点击总控旁边的“读取余额”的按钮来读取到所选部门的总控余额值，若没有选择部门，则会出现“请选择人员部门”的提示。

点击“读取余额”，可以读取到对应部门在总控系统中的余额值，通过输入的申请金额，自动计算出超总控的金额，当然，读取的值和超总控的值是不能修改的。

3、新增SAP业务员审批流程

流程功能：规范集团的新增SAP业务员的审批流程，形成固定流程。

流程流转说明：根据集团的组织架构，逐级进行审批。

使用范围：全体部门。

表单：

流程图：

业务描述：

在OA中走审批流程，流程审批完成后将数据推送到SAP中。

“新增业务员”SAP接口总览

类型说明：

IM_F：输入字段 IM_S ：输入结构 IM_T：输入表

EX_F：输出字段 EX_S：输出结构 EX_T：输出表

OA 流程说明：

下图中，蓝框内容是从 SAP 读取后供用户在表单上选择。

转交下一步时提取表单数据“销售范围”到 SAP 中进行验证，验证未通过时弹出提示框提醒用户改正：

四、与SAP集成

与SAP集成主要是查看数据推送的情况，包括查看推送的记录、推送的日志及促销活动离职转授权的处理。

1、数据推送

我们可以很方便的查看到每个需要将数据推送到SAP的流程的数据推送消息，申请人ID、状态（1代表推送成功）、流程号、流水号、业务名称、调试信息（完成与否）、推送时间。

点击查看推送数据，可以查看是哪些字段推送过去了。

点击查看推送返回，可以查看各个字段数据推送反馈的结果。

2、促销活动管理

促销活动作为本集团公司的一个主要业务模块，需要能高效的查询到每一个活动的状态，如下，可以通过活动状态、OA活动编号、申请人相关信息等来查询促销活动的详细状态。

3、日志管理

针对OA转SAP的所有操作进行日志记录，同时可以下载为.txt文档保存到本地，也可以直接查询操作日志情况。

4、离职员工转授权

可以给促销活动离职人员进行转授权操作，也可以添加GSP物料供应商提醒人员，会通过邮件的形式提醒设定的人员。

会以邮件的方式提醒到设定的人员。

五、接口方案

1、SAP 接口：RFC

在本项目中，SAP 服务器提供 RFC 接口供 OA 调用。采用直接的 RFC 接口，相对于采用 Web Service 等而言，具有更高的灵活性、更快的响应速度，也更利于系统集成中的快速修改和维护。

登录 SAP

RFC

2、OA 接口：SAP高性能组件接口

通达 OA 采用 PHP 编程。在传统方式下，一般通过 SAPRFC 实现 PHP 程序和 SAP 系统之间的集成。该方式引入php saprfc 动态库文件，修改PHP配置以启用这些PHP扩展。当 OA 升级、尤其是 PHP 版本升级时，需重新进行适配和程序调整。

在集团的 OA 与 SAP 集成项目中，采用了 SAP 公司自有开发工具编写独立的高性能接口。该类接口在服务器上以组件形式存在，其具有的高性能、动态负载平衡、可伸缩性、可管理和可配置性等是传统接口方式所无法比拟的。

下图是 OA 中的销售订单信用冻结解除接口组件：

六、OA与SAP集成的亮点

1、与SAP软件集成的接口采用Windows组件技术开发，速度快、高并发，而且与PHP版本和字符集等无关，OA升级时不受到影响。

2、SAP集成的类型广泛、数量多，包括：SAP客户、SAP业务员、银行数据、信限审批、促销活动、活动结案、组织架构、供应商、成本中心、会计科目、销售组织、采购组织、物料编码、资质审核、信用冻结等。

3、与SAP之间的数据交互有详细日志记录，便于分析和历史回溯。

4、实现了在OA中读取SAP数据、向SAP推送OA数据、从SAP中自动启动OA工作流(并传统相关基础数据)、向OA用户发送SAP消息等功能。

七、BI报表的使用

例如：办公用品统计表

1、报表的设计

从Excel中导入表格，定义两个数据表：主表和明细表。

书写取数公式，其中有些公式数据源是取自工作流的数据表。

设置填报权限及查阅权限。

同时将“作为管理中心数据源”的勾打上。

2、工作流走流程数据

在工作流中完成物品申购单、物品领用单的审批流程。

3、BI报表统计表

根据月份统计各仓库各物品购进情况、各部门领用情况，筛选条件为月份。

4、管理中心查看统计图表

图表可支持多种图形的数据穿透。

八、上线通达OA后起到的作用

1、方便沟通

系统上线后，不用像以前以一样需要经过几级才知道该店员有没有上班请假外出等，通过系统可以查询到每个员工的上班下班请假外出情况，方便总部统一管理，方便了大家及时沟通情况反馈工作。

2、方便管理

原本流程审批方式，有的是口头的，有的是纸张的，到月底统计的时候，很难确保统计完整，很容易漏掉，比如，明明请假了，但是却没统计到，工资核算也不准确，流程审批层级也不规范，以至于内部的管理非常混乱。而用了系统之后，流程审批权责清晰，智能统计，方便快捷，智能查询，为内部的流程管理带来大大的便利。

3、通知有效

以前通知和公司的新闻都是通过邮件或是电话大字报去通知大家，上线OA后有专门的模块去发布公司的新闻和通知，公告通知模块可以更好的让领导和消息发布者知道那写人查看了发布内容那些人没有查看，新闻模块可以让大家留言评论发表个人意见和建见。

4、随时随地

系统上线之后，内部流程的审批可以通过手机来办理了，领导外出，或者是出国，都可以随时用手机来办理了，随时随地来查询系统的数据,这样大大提高了工作效率。

5、数据准确

通过和SAP的集成，业务员发起流程不需要查询大量的基础表来填写资料，只需要从主数据表中选择就能找到对应数据，大大的保证了数据的准确性，提高了业务员处理工作的效率。

6、方便统计

通过OA的BI系统，可以统计一些较复杂的数据，同事也能生成图表分析，极大的方便了领导知悉公司的运营情况，以便领导作更有效的决策。