桂林旅游学院

桂林旅游学院 刘金广

一、OA选型过程

本人于2015年10月10日接到领导的任务安排，要求在本学期内考察20所左右区内外各个高校的OA办公系统使用部署情况，并最终形成考察报告上报领导。报告中明确要求选取3种以上类型的OA办公系统，以供领导进行选择。

2016元旦过后的第一个工作日，向领导提交了的考察报告。报告中成功推荐了4种类型的OA办公系统，分别通达OA、红帆OA、致远OA及桂林电子科技大学自助开发的一款OA办公系统。在报告中详细的从功能、界面、售后、价格等各方面进行了阐述，因为通达OA在功能全面、售后服务、操作易上手、界面简洁等方面的优势，最终领导相对于倾向于购买通达OA。因为高校属于事业单位，必须采用政府采购的行政进购买，通达在广西的代理商不负众望在第一次开标流标的情况下，第二次成功中标。

2016年3月学校成功部署通达OA，并于4月29日由广西代理商向全校教师进行了第一次通达OA的使用培训。至此，我们打开了与通达OA的合作之门。

二、对于通达OA当前的应用情况

目前通达OA使用近两年，全校800多名教师均已正常使用OA办公系统，每天同时上线人数稳定在130人左右。目前主要使用个人事务、工作流、行政办公、知识管理、档案管理、微信企业号绑定等模块。目前暂时没有做二次开发，已经在和相关部门进行沟通，为下一步二次开发收集功能需求。通达OA的应用，有效的解决了我们平时公文流转需要手签、公告通知不能及时下发、会议申请繁杂等一系列问题。

三、描述对通达OA的功能体验心得并结合实际应用举例

1、知识管理模块

此模块的开发及应用，有效的解决企业文件共享的问题。我们学校正好有效的利用此模块中的公共文件柜，把一些广大教师需要查阅的相关制度文件及需要定期向全体教师推送的相关文件合理的进行发布。(如图1，图2所示)

图1

图2

2、个人事务

此模块的开发及应用，能够提供企业员工处理个人相关业务，例如个人邮件的收发、学校通知公告和新闻的查询、任务分解查询等功能。我们学校充分的利用此模块的有关功能，加速学校工作的进展。同时我们也把使用率较高的工作流新建入口放在此模块之中，如我们把常用的请假流程新建入口放入此模块方便广大老师迅速方便新建请假审批流程。(如图3所示)

图3

3、工作流

此模块的开发及应用，为OA办公系统中文件流转的核心模块，能够方便管理员快速建立相关流程，同时员工使用上手迅速。我们学校也充分的使用其功能并能够很好的应用，详细介绍见第四部分。

4、其它相关模块不在一一介绍，我们正逐渐与各部门进行沟通，更深入的去开发和使用通达OA提供的功能

四、工作流程

目前学校应用的工作流分别有公文办理、行政管理、人事管理、科研管理和合同管理共5类，共计18款流程。下面详细介绍三款流程：

1、学校发文流程

流程功能：规范学校各部门面向校内外发布公文审批过程，形成固定流程。

流程流转说明：需要发文部门提出发文申请，经部门领导、校办主任、校领导审批，再由申请部门核稿，最后由校办统一按模板生成需要的公文。

使用范围：全校各院系部门。

表单：

流程图：

流程图说明：

(1)流程1之后所有步骤都有回退到这一步骤的功能；

(2)正常情况下流程由1流向2、3、4、6、7、9，由9结束流程；

(3)由4根据内容决定是否需要5审批，同理由5决定向6或8进行下一步。

(4)因第8步涉及人数较多又必须有先后顺序，而且必须要求一键转交，所以主要由7来决定8的审批；

(3)第3步主要根据2的审批意见，决定是否需要向12进行征求意见再正常流转，或者直接结束流程。

2、中层领导审批请假流程

流程功能：规范学校所有中层领导请假审批过程，按照学校关于中层领导干部管理条例的规定，中层领导请假必须由相关校领导审批后，方可请假。

流程流转说明：(1)职能部门正职请假由学校分管领导审批，各学院(部)党总支(直属党支部)书记请假由校党委书记审批，各学院(部)院长(主任)请假由校长审批，以上领导干部请假均应同时向校党委书记和校长汇报；(2)职能部门副职请假由所在单位(部门)正职审批，各学院(部)副职请假由所在单位(部门)相应的党政主要负责人审批，再提交分管校领导审批；(3)所由流程审批完成由组织部统计结束。

使用范围：全校所有中层领导。

表单：

流程图：

流程图说明：

(1)流程1之后所有步骤都有回退到这一步骤的功能；

(2)正常情况下中层没有兼任职务，流程由1分为四个流向分别为流程2、3、4、5；如果中层领导是书记兼院长，流程由1流向7或12；

(3)如果申请人为部门副职，流向2，由2根据本部门具体分管校领导选择3、4、5其中一个进行流转，下一步流转到6进行结束；

(4)如果申请人为部门正职，根据本部门具体分管校领导选择3、4、5、7、12其中一个进行流转，3和7审批完成分别流向9和7；

(3)校长直管的两个职能部门，可不经书记审批直接报批组织部，如图4流向6；其它必须由书记审批完成方可报批组织部，如图7和9分别流向8和10，然后再流向6进行结束。

3、桂林旅游学院科研合同审批

流程功能：规范学校所有教师申报科研合同审批流程，根据学校关于橫向/纵向科研项目管理办法的规定，所有涉及合同必须经过相关领导审批，方可加盖学校公章。

流程流转说明：学校所有教师申报科研合同，必须以学校名义作为乙方与甲方签订合同提供科研服务；审批流程根据合同性质和内容先由科技处相关科室进行审批，再上报科技术处领导进行审批，再次根据合同涉及金额是否需要审计室和财务处审批，最后上报分管校领导审批；如需加盖校长印章必须经校长审批。

使用范围：全校所有教师。

表单：

流程图：

流程图说明：

(1)流程1之后所有步骤都有回退到这一步骤的功能；

(2)流程由1发起，流向2、(3、4)、6、7、9结束流程；

(3)如果合同为横向合同或专利，流程由2流向3再转交6；如果为纵向合同，流程由2流向4再转交6；

(4)根据合同的内容，科技处领导灵活决定是否由相关部门提出意见，再转交分管校领导进行审批，如流程图6流向5；

(5)如果用章类型包含校长印章，则流程流向必须为7、8、9结束流程。

五、报表组件

学校于2017年11月，刚刚由2015版本经过两次升级，升级为目前的2017版本。报表组件的功能为2018年OA使用计划工作的内容之一。

六、二次开发

学校目前尚未进行二次开发，已经与相关部门进行需求沟通，属于2018年OA使用计划工作的内容之一。

七、信息发布

学校充分的、合理的利用了通达OA公告通知、新闻管理等管理类模块的功能。用户新建公告通知并选择相应的发布范围进行公告通知的申请发布，由本部门主管负责内容及把关发布范围，并最终发布。用户新建新闻进行申请发布，新闻的发布范围一般为全体用户，由宣传部专员负责新闻内容的审核，并最终发布。

我们根据公告通知模块的功能，结合学校校内公文相关发布的要求，我们在公告通知类型中新建“校内公文”类型，开辟校内公文发布专区。如下图：

八、知识管理

此模块的开发及应用，有效的解决企业文件共享的问题。我们学校正好有效的利用此模块中的公共文件柜，把一些广大教师需要查阅的相关制度文件及需要定期向全体教师推送的相关文件合理的进行发布。如下图所示：

九、内部交流

学校主要使用通达OA内部邮件功能，因其统一、方便、安全、快捷等原因，目前已成为学校主要内部文件传输工具。OA办公系统作为学校内部的工作和沟通通信平台，OA办公系统的公告通知、即时通讯、手机短信等功能均可以做为学校的内部邮件。

通达OA还可以实现外部邮件系统和OA办公系统中的内部邮件相连接。外部邮箱就可以直接转发给内部教职员工，实现了内、外部信息的实时更新，极大提高工作效率。一般与企业外部人员联系时，通常需要使用电子邮件，这时候，通过OA办公系统来收发，就非常直接和方便，因为不需要切换平台，同时也可以对电子邮件进行统一的检测和安全防护。

十、为企业带来的管理效益

通达OA在学校的应用，对学校工作效率上的提高是显而易见的，让工作变得轻松有趣,更加符合人性,更容易发挥每位教职员工的智慧和积极性。具体如下几点：

一、通达OA规范了学校管理，提高了教职员工的工作效率，通过OA办公系统中的工作流系统，各种文件、申请、单据的审批、签字、盖章等工作都可在网络上进行，节省了大量的宝贵时间，同时由于工作流程是可以变更的，可以随时根据学校各部门自身的实际情况来设计出个性化的流程，一些弹性较大的工作也可以井然有序的进行。

二、OA办公系统节省了大量的企业运营成本，OA办公系统最主要特色之一就是无纸化办公，无纸化办公帮助学校降低了办公耗材成本；工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间，节省了人力成本；完善的信息交流渠道可以大幅降低电话费及差旅费用。

三、OA办公系统消除信息孤岛、资源孤岛，OA办公系统的协同性可以彻底消除由于学校内部各部门系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散、管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”，达到资源的有效共享。

四、OA办公系统实现知识传播，实现学校对其最重要资产―知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用，完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

五、OA办公系统打破了时间与空间的束缚，全面支持移动办公，领导和普通教职员工能够跨越时空障碍，使用联网的平板电脑或智能手机，随时随地无缝协同、轻松办公。

六、OA办公系统提供全程跟踪和管控，全面记录学校事务处理的全过程，谁、何时、做过何种操作，浏览和跟踪事务进展状态，根据需要进行监督和预警，落实风险管理和内部控制。

七、OA办公系统提高学校竞争力、凝聚力，教职员工与领导沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥教职员工的智慧和积极性提供了舞台，从而有效的增强了学校的凝聚力与核心竞争力。