海南中和药业股份有限公司

发表时间:2019-06-10 00:00

OA大平台 数据大整合

海南中和药业股份有限公司 孙望骥

、OA选型过程

2014年公司启动了上市的计划行程表,信息化作为效率提升和改善管理的最佳辅助手段,无疑地被确定公司战略的重中之重。基于之前试用通达OA的免费版本的良好体验和积累下来的使用习惯,通达OA平台充当了信息化建设的排头兵,无纸化办公及移动化审批是项目实施落地的最终目标。



目前通达OA的使用情况

  • 目前,OA系统已成为公司行政办公及业务系统的重要协同平台。公司所有的合同审批、出差申请等流程都在系统上流转,公司基本不受理纸质的请示。公司员工几乎上班就得登录OA系统,部分岗位离开了系统几乎就无法办公, 比如销售业务系统ERP若脱离了OA的合同关联审批就无法正常下单出货,OA系统已成为协同办公的支撑平台。
  • 主要模块统计数据:
  • 邮件作为传统的沟通平台并集成公司域名的企业外部邮箱,目前已达到18多万封,邮件附件在200G左右,是公司各部门及员工之间资料传递的主要方式且资料均存储在公司自己的服务器上,简单便捷、安全性高,目前公司很少使用其他外部邮箱传递公司文件资料。
  • 工作流是OA系统的重要模块,也是公司应用得最深入的模块。其业务涉及行政的各类请示、营销活动申请、固定资产相关审批、物料采购申请等等,目前每天有150~200条工作流的增长量,使用至今总工作流数量已超过2万条。如果不是使用OA系统,每天有那么多人拿纸质的请示单找相关领导签字,若领导出差或不在办公室,来来回回折腾并浪费时间。
  • 公共文件柜也是公司应用较好的模块,按公司发文、营销管理、物流管理、生产管理等分类将各类报表、政策、文件等上传到文件文件柜进行有针对性的共享。甚至公司的制度大全(即所有制度文件)都上传到文件柜中供员工参阅。权限划分合理,资料井然有序。这些知识类文档和资料都作为公司隐性资产储存起来,以便备忘查找。


  • 通达OA功能与实际应用举例

    一直以来,信息化建设是我们公司运营的核心战略方向,以下蓝图概要展示我们的信息化规划:


    而OA大平台就是整个蓝图设计的基石和入口,在此期间,我们结合公司战略方向和运营目标,外购第三方软件或自建服务实现无纸化的需求,案例很多,关联OA的部分列举一二:

    单点登录架构

    公司逐步进入信息化建设的轨道,随后建立了很多独立的业务应用系统(ERP、LIMS、eHR、视频会议等),这些系统的分散式管理、系统之间关联性弱的特点导致信息孤岛的存在,信息系统整合的需求也逐步暴露出来,公司希望可实现企业信息的共享和互通,提供企业的工作效率,节省员工的操作步骤。信息部经过深入调研和考察解决方案,依据通达OA平台目前作为职员工作必备的系统, 提出了通达OA与其他应用系统集成解决方案 - 单点登录,把办公OA平台作为统一入口,可快速切换访问各业务系统, 实现多业务系统的统一管控、信息共享与传递、协调办公等无缝的办公自动一体化。

    SSO英文全称Single Sign On,单点登录。SSO是在多个应用系统中,用户只需要登录一次就可以访问所有相互信任的应用系统。它包括可以将这次主要的登录映射到其他应用中用于同一个用户的登录的机制。它是目前比较流行的企业业务整合的解决方案之一。

    招聘子系统

    尽管我们已经部署独立的人力资源eHR系统,但是招聘模块一直没有得到很好的实施和执行,对比考察解决方案,基于通达OA工作流的配置灵活和审批便捷的考虑,我们决定定制工作流来搭建招聘管理子系统,借此完成面试通知安排、反馈意见收集、数据汇总统计等工作,降低了沟通成本,提升了工作效率,效果良好。2.1首先我们收集合适的面试人员及材料,简单沟通之后确定面试事项即可创建一份《面试通知单》流程通知到需求部门及人员。

    2.2 根据《面试通知单》安排线下或在线视频面试,面试过后人力资源招聘专员创建一份关联的《面试反馈表》,如图:

    面试人员的姓名通过抓取《面试通知表》的人员信息可以智能提示选择并关联查看原始单,如图:


    整个流程图如下,区分初试和复试两个环节,并标记“录用”和“人才库”(搭建人才库的数据来源)两大状态:

    2.3 为了便于数据的管理和定制系统的独立性,我们特意分离这些关联工作流数据并整合成独立的入口和系统界面,权限划分更为清晰:

    ERP和LIMS物料整合

    截止到目前,金蝶K3 wise系统一直作为公司供应链的核心业务系统在运行,物控部负责公司所有生产物料的管理,其中就包括质量中心和研发中心的物料。故在2017年我们部署实施质量管理追溯系统LIMS期间,信息部积极参与蓝图设计和业务梳理,提出统筹规划物料的精细化管理,信息部负责开发对接K3的物料领料及出库接口Web Service,质量中心可直接在LIMS填写领料单,单据信息自动生成到K3, 继而实时按部门筛选(质量中心和研发中心)同步物料出库记录到LIMS的仓库管理模块,避免二次手工录入的繁琐和错误,满足了质量中心和研发中心对物料的闭环管理需求。

    报表应用-销售数据修订流程

    对于核心数据-销售业务在ERP系统的应用,有时我们觉得有点重(C/S结构),反应迟缓,第三方客服有时不能第一时间反馈,比如简单的数据修正(个人原因的粗心误操作)。对此我们想寻找一个流程化的快捷方式来解决这一问题。通达OA客服人员提醒我们可以尝试OA本身自带的报表系统,既可打通异构系统之间的数据交互也可辅助流程化执行。最后我们在通达OA代理商 - 深圳思泉软件有限公司的技术人员的协助下完成一系列的集成回写应用(补齐销售合同原件、修改ERP销售发票、修改销售订单资料等):

    ERP数据的BI分析统计

    随着ERP供应链系统的深入应用,围绕公司核心业务的数据逐年在增加,如何从这些数据获取到有价值的信息无疑是对我们信息部的挑战。OA大平台和构建企业级数据仓库无疑是必然的归口。数据仓库中的数据是细节的、集成的、面向主题的,以OLAP 系统的分析需求为目的。截止到目前为止,我们已实施了如下步骤:

    5.1 ETL清洗,数据建模

    在数据仓库的构建中,ETL贯穿于项目始终,它是整个数据仓库的生命线,包括了数据清洗、整合、转换、加载等各个过程,将不同数据源的数据进行转换和整合,得出一致性的数据,然后加载到数据仓库中。目的是将企业中的分散、零乱、标准不统一的数据整合到一起,为企业的决策提供分析的依据。如果说数据仓库是一座大厦,那么ETL就是大厦的根基。ETL抽取整合数据的好坏直接影响到最终的结果展现。信息部收集业务部门的需求,包括查询需求、统计需求、关联需求等,再结合业务已有数据字典,抽象搭建数据模型,主题分类,最后借由DataX这一异构数据源离线同步工具来完成ETL的执行调度工作。

    5.2交叉查询,OLAP分析

    信息部完成ETL过程的数据整合,开始搭建多维度的查询分析平台,自动跟业务部分分析指标参数,输出标准等细节,甄选合适的技术方案,保证数据展示的真实性、易用性、扩展性。比如销售数据查询: 我们还提供自定义显示、自定义查询、自定义导出Excel、自定义打印等通用功能。下图展示更为灵活的多条件查询:

    何为OLAP(On-LineAnalysis Processing),联机分析处理是一种共享多维信息的快速分析技术;OLAP利用多维数据库技术使用户从不同角度观察数据;OLAP用于支持复杂的分析操作,侧重于对管理人员的决策支持,可以满足分析人员快速、灵活地进行大数据复量的复杂查询的要求,并且以一种直观、易懂的形式呈现查询结果,辅助决策。

    5.3. BI展示,数造赋能

    有了规范的数据源,如何探索用新数据来支撑业务管理和业务决策以及通过监控和管理数据的变化来帮助公司管理往精细化方面靠近就是下一步重心的工作。比如:

    5.3.1 发生了什么?

    通过对企业现有数据进行整合,以固定报表、数据图表、仪表盘的方式呈现企业过去一段时间的经营指标。

    5.3.2 为什么会发生?

    通过即席查询、钻取,对各指标进行关联分析,挖掘指标间关系,发觉导致问题发生的关键指标。

    5.3.3正在发生了什么?

    通过设立指标预警和自动提醒来告诫企业某个业务某个指标处于什么状态,通过易于交互的平台及时发出预警。

    5.3.4 将会发生什么?

       通过预测分析、数据挖掘技术来对一些数据指标做预测分析、模拟分析,告知业务将来的走势。

    5.3.5 希望发生了什么?

        我们对系统提出经营目标,借助系统,以事件驱动,战略和战术结合,让系统分解执行。

    考虑到整个数据中心还在起始阶段,我们依然秉持“整体规划,分步实施,滚动发展,

    重点突破,效益驱动,全面推进的信息化策略和原则,首先按照公司业务管理需要细分类成销售主题分析、财务主题分析、生产主题分析、业务数据填报、车间制造看板五个板块。并以核心部门-销售部为突破口,搭建KPI指标、KPI指标分解、分析模型等手段完成业务数据展示的梳理,结合帆软FineReport系统建立数据可视化服务,截止到目前为止,BI系统能对数据做到及时监控,综合反映企业运营状况,基本达到3.1-3.3的层次。我们希望BI的建设在当前数据仓库汇集业务数据的基础上,将数据源扩展到其他主题,包括财务、人力、物流等系统的数据,真正意义上实现3.4-3.5的能力,让大数据彰显最大的价值。



    、产生的效益

  • 从日常工作而言, 统一的OA平台对于领导而言,显而易见的好处是:桌子上成堆签批的文件少了,大部分工作在OA系统中处理、一目了然,对公司的管理和决策提供了科学依据;
  • 对于管理层而言:工作争议和事务便于循迹,便于明确责任;
  • 对于职员而言:工作便于开展,效率提升,沟通方便,很愿意接受这种新的工作方式,低碳环保;
  • 对于信息部而言:平时的维护工作更为轻松
  • 进一步阐述,经过了多年的应用,OA系统目前已不再是一个仅仅能做到减少打印纸张、流程网络化、信息网络共享等较低层次的效益,而是通过系统工具平台强化和规范企业流程管理,甚至可以间接监控行为。例如:《员工入职手续办理》工作流,当人事部门发起后会分发给办公室、信息中心、用人部门等通知其做好座位安排、账号开通等事宜,各办理人工作做好后经结果填写到工作流中,便可从工作表单中监控到各环节工作的进展情况。

    如果说OA系统只是用于实现办公无纸化、信息网络化,那就太低估了系统的潜能了。无纸化、网络化不过是OA系统低层次的应用,深入的应该是利用系统固化制度流程,系统上的工作流配好后业务部门只能遵照上面的走,而系统上的流程就是根据制度来配的;更高阶的应用则是数据分析,公司领导做决策或审批时希望能获取充分的参考数据,例如在审批某个人的费用申请的时候就希望能了解这个人某个季度总共申请多少费用及分配在哪些地方。公司目前部分业务流程也能实现通过流程来管控工作行为,从工作流模块中提取一些信息进行分析。例如“加班审批自动同步eHR”模块,可以大大减少人事部门的工作量。

    OA系统作为一个网络办公工具,更是企业管理管控的强有力工具。通过工作流可以管控各种费用、请示的报批,也可以管控各种审批通过后的事务的执行,自由工作流还可以用于征集意见;通过文件柜可以管理企业的文件资料,实现共享但又不易外传等等,多功能可以挖掘。当然,这需要一个前提,需要大领导的一句话:不在OA系统上的请示我不认!

    总之,OA是一个工具,工具的性能会一定程度决定所能产生的效益,更重要的是使用的企业和其管理人,还有软件的使用交流。一个不重视信息化的企业不会用得太好,一个没有想法的管理员也管得好不到那里去,缺少了交流和学习整体没有进步个人也进步不到哪去。

    我们相信,今后通过不断完善、扩展系统功能,定能给公司增创更多的效益。





文章分类: 医疗机构企业集团
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