​深圳市农科集团有限公司

深圳市农科集团有限公司 高悦群

一、OA选型过程

2009年初，公司为规范管理，提高办公效率，拟引进办公自动化系统OA。在项目启动之初，我们进行了大量的调研，先后走访了深圳多家单位学习相关经验，并考察了当时国内14家OA产品。通过现场演示、在线试用、用户反馈等综合评估后，最终选择了北京通达OA。入选主要原由：技术领先、界面直观、操作容易、维护简单、性价比高、服务响应及时、终身免费升级、用户群体大。

OA项目在2009年2月份启动；6月份实施；7月份在集团本部试运行，实行线上线下双轨制；8月份集团本部正式运行；10月份二级公司试运行；12月份集团全面实现OA办公。经过8年多的应用实践证明：通达OA经得起考验，当初的选择是正确的。

二、通达OA当前的应用情况

当前OA允许登录的系统用户数525人，同时在线人数峰值达到300人。

OA正式运行8年以来，积累了大量历史数据。其中：累计内部邮件279706件，工作流57260件，工作流数据291,349条，文件柜11552条，总数据量达到了400G。

重点应用的模块有：公告、新闻、工作流、内部邮件、即时通讯OA精灵、内部短信、手机短信（移动MAS机）、文件柜、人力资源，移动办公、报表模块、工作日志、通讯录等。常用应用模块有：门户、日程安排、会议安排、投票、考试系统、讨论区、网络硬盘、实用工具、车辆管理、档案管理等。

其中工作流目前已覆盖了90%的行政审批项；即时通讯OA精灵模块，已成为使用最广泛，应用最频繁的功能模块；移动办公APP，已成为职员在办公区外的主要办公工具；报表模块为集团本部及所属公司财务部门月度合并报表提供了便利，节省了大量人力和时间，得到了财务部门的认可。

为解决用户在多个业务系统之间登录切换的不便，我们在通达OA系统上集成了赛普地产EAP系统和蓝凌EIP系统。通过二次开发，实现了单点登录，消息推送等的功能。让用户在通达OA平台上，很自然地在各个业务系统间切换，而无需再次登录。

此外，我们还扩展了通达OA实用工具模块，给用户提供更多便利。如：个人公积金业务办理，个人社保查询等。

三、通达OA的功能体验心得及实际应用举例

通达OA功能实用、运行稳定，界面友好，容易操作，这些良好的体验感受，得到了用户的认可。下面重点举例说明通达OA的特色功能：

• 支持个性化界面配置。
• 让用户根据自己的实际需求和喜好，自主配置门户、信息中心模块，页面收藏夹等；主页模块位置可拖拉摆放；还提供了多种界面样式可供用户选择，如：经典主题“清新怡然”、“宁静的思考”、灵动主题“现代或未来”等等。



• 界面布局合理，功能菜单描述易懂，操作简单。
• 公司实施OA前，公司员工们对OA非常陌生，甚至对计算操作也不够熟练，担心推行会遇到很大的阻力。实施后，发现通达OA很多功能操作，一看就懂，可以无师自通，减少了培训的时间。例如：仿真纸质的审批表、直观的菜单，组织结构图、实用小工具，天气，日历，邮件等功能。良好的用户体验使得用户在短时间内就接受了OA的办公方式。
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• 信息提醒方式醒目。
• 除了弹窗提醒方式外，还有功能更加丰富的任务中心提醒方式。用户不会遗漏重要的工作和消息。
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• 组织架构和用户设置方便。
• 通达的组织架构，部门设置可让行政汇报关系一目了然，并支持一人兼职多部门的情况。用户设置项目功能也很丰富。



• 工作流功能强大易用。
• 工作流表单为仿真纸质审批表单形式，审批结果直接在表格内展现，因电脑上显示的表单和纸质表单相同，符合用户平常审批习惯，所以用户很容易掌握审批操作方法。图形化的流程设计器很直观。流程采用了符合中文习惯编制方式，只要按需配置好选项和逻辑关系，系统会自动生成流程程序，用户无需编写程序代码，非计算机专业人士也能设计工作流。
• 报表及商业智能BI。
• 这个是通达OA继工作流外的又一个功能亮点。BI决策来源于对数据的分析，数据来自于报表，两者的结合，强化了决策分析BI的功能。根据多种数据源，通达OA可生成直观形象的BI图形，且支持数据的追溯。除此之外，还提供了数据分析工具（OLAP、决策、监控），实现从纯粹数据的采集升华为分析报告，更好地帮助决策者在茫茫的大数据中挖掘出暗含的价值，为科学决策提供依据。
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• 即时通讯OA精灵功能实用，是用户最喜欢，使用最频繁的功能模块。
• 其中点对点沟通，文件传递，待办消息提醒，综合搜索，便签，组织，自建群组等实用功能，给用户工作带来极大便利。



• 通达OA易部署，易维护。
• 通达OA在部署安装后，无需用户过多配置，既可使用。具有智能维护后台，遇到服务进程异常，一般无需人工干预，智能维护处理。就算人工强制关闭服务进程也很容易，具有一键启动和一键关闭的功能。此外，还有智能诊断机器人，帮助系统管理员了解系统的健康情况。通达智能维护的设计，即保障了系统运行的稳定性，也减少了系统管理员的工作难度。



• 用户与通达OA开发者之间的沟通渠道顺畅。
• 用户可通过网站的社区论坛、统一需求平台、用户服务区、QQ群等渠道，向OA开发者反馈使用问题和提出建议，这对OA产品完善和功能提升起到了积极的作用。只有注重用户体验和需求的产品，才更有生命力。






四、工作流程

工作流是企业管理中行政审批的重要一个功能，其作用体现在：1）促进制度落实，规范企业的业务流程和标准的统一；2）有助管理层掌握企业的经营运作情况、了解工作的执行效率情况、优化管理；3）有利于各部门工作的协调及协作；4）利于行政审批文件的存档和查阅；5）提高办公效率，减少行政审批成本。

通达OA工作流功能可满足公司日常的行政审批流程设计的需要。但我们在设计工作流时，除了要满足制度要求的基本审批功能外，还要兼顾用户体验和用户操作习惯，力求设计出符合实际，可行、好用的工作流程。下面重点举几个根据用户使用反馈意见改进设计的工作流案例。

案例一：仿真表单——满足用户对表单和打印结果一致性的需求

工作流作为OA的重要模块，虽然在电脑上审批操作已经成为公司行政审批的主要方式，但根据用户使用的反馈来看，遇到重要的文件审批，会要求把电子审批单打印出来存档。这就要求设计的表单既要满足电脑上的视觉效果，又要兼顾打印效果，实现表单所见即所得，力求线上线下的显示都符合用户习惯。如图：需要打印报备的出国审批表单。



案例二：以不变应万变——通用流程

在实际工作中会遇到一些审批工作没有OA工作流可用的情况，这时很多用户会采用人工纸质审批方式替代。如果这样的情况多了，势必会影响用户对OA工作流的使用意愿。为避免这种情况出现，我们模拟人工审批方式，设计了一个通用流程，以覆盖所有的审批事项情景。

设计思路：1、人工审批情景：每次由文秘人员拿着待批文件给某一个领导审批完毕后，从领导那里取回文件再转交给下一位领导审批，如此循序。2：设计工作流程模仿人工审批情景：由拟稿人选择下一审批节点，在每个环节审批完毕后，自动回到拟稿人处，拟稿人根据审批意见情况，继续选择下一审批节点主办人，如此循序，直到全部审批完成后，由拟稿人结束流程。流程设计图：



表单效果图：

案例三：使固定流程节点具有一定自由度的方案

通用流程虽然能满足用户特殊的需要，但是每次流程都回到拟稿人才能转发到其他领导那里的方式，用户感觉还是有点不够快捷，希望自己可选人，直接转至下一位领导处。这样就出现了新的要求，固定流程中途需要有一定的自由度。通达提供了柔性节点的方案来满足用户的这种需求。柔性节点操作界面图：





但此方案，出现了IT专业术语“动态转交”,以及在流程图栏里出现了“增加经办人”选项，和用户通常的操作习惯不一样，容易引起用户的疑惑。为此，我们设计了一个类似柔性节点功能的常规节点方案。流程图如下：



其中3和4的步骤名称相同并互相指向。流转时，3和4步骤都可自由选择经办人，直到用户选择第2步骤收文部门呈办时，回到固定流程主线上，实现了固定流程中途自由增加经办人的功能，且操作方式符合操作惯例。操作界面如图：





下图：3-4步骤循环多次，步骤名称都是审批，容易理解，用户不会疑惑。






五、报表组件

我们启用报表组件功能，主要是因为集团财务部每个月都需要将所属10家公司上报的现金流表、资产负债表、利润成本费用表进行合并，生成全集团的月度财务指标汇总表。人工操作费时费力，需要经常加班加点，还容易出错。用了通达的报表组件后，合并报表变得容易。各所属公司只需填报本公司的报表后，系统自动合并生成集团的财务汇总表，减轻了集团本部财务人员的工作压力。报表模块应用情况如图：















六、二次开发项目

根据公司业务管理需要，应用有赛普EAP系统和深业EIP系统2个主要业务系统。使用时，用户需要分别登录OA和2个业务系统，每次都要输入不同的用户名和密码，非常不便。为了解决此问题，我们以通达OA为平台，做了单点登录和消息推送功能的二次开发。使用户可以从OA单点登录到其他2个系统，而无需再次录入用户名和密码。还实现将赛普EAP的待办消息推送到OA信息中心的功能，用户可在OA系统里打开赛普EAP待办消息后，直接跳转到赛普EAP系统的办理界面。方便了用户，得到了用户的好评。

此次，赛普EAP系统的消息推送功能，采用的是中间库方案，不直写对方数据库，避免对双方原有数据库产生影响。中间库以通达OA系统为宿主，赛普EAP为消息推送方，向中间库推送数据。我们在实现上述功能后，还提出了更高的要求：

• 界面风格保持和通达OA信息中心一致，维持用户使用习惯。





• 实现OA后台易管理、易集成。
• 在实现单点登录和消息推送功能的基础上，为方便管理和未来集成新系统的需要，要求通达OA具有WEB 形式的后台配置中心，且配置中心要具有地址链接设置、加密算法文件设置、授权设置，附加参数设置，参数映射设置、中间库数据管理等功能。

单点登录配置界面图：








中间库数据管理界面图：











七、信息发布

利用OA发布信息，使信息传递更加高效，节省大量的时间，人力和耗材。

公告通知，新闻，手机短信、邮件已经成为公司信息发布的主要渠道。公告通知、新闻目前累计达到6000多条，手机短信16万条，邮件累计达到27万件。






为了丰富公司的企业文化生活，我们在新闻栏目里，发布了《农科人》栏目，内嵌电子刊物《农科人》。效果如下：








八、知识管理

知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。知识积累是实施知识管理的基础，积少成多，聚沙成塔，持续着知识的传承。使每一个员工都能接触和使用公司的知识和信息，促进知识的共享与循环应用，减少重复劳动。

目前，公司重要文档等都集中放在了知识管理模块中，其中公共文件柜成为了电子档案主要保存场所。文档中心的思维导图、知识地图、学习中心功能独特，让用户直观的了解文档目录，分类和阅读情况，为用户提供很好的用户使用体验。
















九、内部交流

通达OA给用户提供了多种内部协同办公和交流方式，如：即时通讯OA精灵、电子邮件、交流园地、工作日志、智协同等模块。不仅满足了工作上的需要，还增加了员工之间的互动，有助提高员工使用OA的积极性。

OA精灵沟通方便，效率高，已成为用户之间日常工作沟通和文件传递的主要工具。

内部电子邮件具有可长久保存的特点，多用于传递一些需要保存、备忘的重要文档。

交流园地为我们提供了一个有利调动员工参与积极性，共同探讨、发挥群策群力的栏目。目前开放有OA技术交流区，物业系统交流区、大厦征名讨论区等等。

实用的工作日志，也是一种上下级沟通的渠道。员工可通过工作日志记录自己工作内容和工作心得，领导可通过阅读员工工作日志了解属下员工工作情况。

工作日志截图：



通达的智协同模块也是一个很实用的功能，适用于需多人协同配合处理的工作。例如：当公司有重大会务活动，需要多部门共同参与筹备时，面对复杂的分工安排，可通过智协同模块，让每个人的都有条不紊的按照分工计划进行，共同把事情做好。

智协同模块截图：






十、为企业带来的管理效益

将OA引入企业管理是一种办公理念的蜕变。OA有效促进了企业管理方式向着高效，高质的方向发展，有利于管理制度统一和落实，是企业现代化管理的有力工具。同时也为企业降低了行政办公的成本，节约了人力和物力。

在管理层面：OA利于管理层对企业的管控；让管理层能及时了解公司的经营管理运作情况；有利管理层通过OA规范管理，落实制度；提高了行政审批效率；通过OA报表数据的分析还可以为管理层的科学决策提供依据等。员工层面：OA让员工工作更高效、更便捷；对公司的信息动态了解更及时；企业知识的分享，减少了重复劳动；增进了员工之间的沟通，提高了员工的凝聚力等。系统管理员层面：通达OA的易用性，易维护性以及顺畅的技术支援渠道，保障了系统的正常运行，减少了系统管理员的工作压力。

随着通达OA不断的升级和创新中，也让通达OA用户能够随之分享到新技术和新成果，这必将为企业带来更高的管理效益！