岭南师范学院(原湛江师范学院)

发表时间:2019-06-10 00:00

岭南师范学院(原湛江师范学院) 欧海清

、整体效益

本人在担任校长办公室信息与督办科科长期间,负责了学校办公自动化工作,经过甄选测试,选定了性能卓越、价格便宜,性价比很高的通达OA系统的,2009年我们购买的是企业版(时价:29800元),2011年补差价(20000元)升到完美版,加上手写签章、短信猫组件,以及2012年初98000元定制开发的电子效能监察系统,以总花费共不到16万元的通达OA系统,有效管理上100亿元的办学经费和收益;网络办公的流程化、公开化、透明化和效能监察的全程、全时、全方位,以及时限办结制度和问责制度的配合,有效促进了管理干部的工作的规范性和时效性,有效促进了干部的廉洁自律。


、流程开发

     自2009年引进通达OA系统以来,本人发挥了熟悉行政管理和信息技术的双重优势(避免了网络办公流程设计开发过程中,懂行政管理的不懂信息技术,懂信息技术的不熟悉行政管理的尴尬),成功设计并反复优化了党政公文制发、请示报告、信访督办、公务接待、合同会审、人事管理、财务管理、物资采购、基建工程、水电维修、设备维修、网络维护、房产管理、场馆使用、产业经营、实验教学、学生申诉等的80多类工作流程,实现学校党政管理的全覆盖,国内网络智能办公程度最高的大学实现了随时随地办公的目标。“办事走OA”成为全校教职工的工作观念,截止目前已有58468个流程。“办事留痕,件件可查”,使得学校在上级部门的工作检查、巡视巡查中工作抽检无一漏项,无一错项。我校的OA得到各方的高度评价。

图1      范例:我校政务公文制发表单

图2   范例:我校政务公文制发流程

图3  我校目前在用的流程


、二次开发

   2011年,为进一步加强风险防控,提高管理效能,增强办学效益。本人独立设计了详尽《湛江师范学院效能监察系统开发方案》(详见附件),并委托通达进行二次开发,共同首创研发了国内高校第一个电子效能监察系统,实现了对自上而下的重点工作督办、自下而上的常规工作审批和二级单位之间的工作协商等三大类工作进行全程监督和实时监控,为督查督办和纪检监察工作提供了全新的工作平台和工作方式。特别是对重大基建项目、大宗物资采购等重点工作的实时监控,降低了廉政风险,提升了管理效益。


、社会影响

   经过六年的实践应用和不断改进,岭南师范学院的OA办公和电子效能监察的技术功能,形成了“流程覆盖广泛、流程设计规范、效能可监察、评价可量化”特点和优势。《中国纪检监察报》、《广东省教育厅信息网》以及中国软件网、21CN、国脉电子政务网、阿里巴巴、和讯网等多家网络媒体也对岭南师范学院的经验和做法进行了广泛的报道。我们还得到教育部、广东省纪委书记、广东省教育厅厅长等领导的肯定和推介,在国内高校中产生了强烈反响,黑龙江大学、华南农业大学、安徽财经大学、长沙理工大学、河南许昌学院等近30所兄弟院校到岭南师范学院专项考察并高度评价。有些院校还直接引进了通达OA和“电子效能监察系统”。通达OA在设计推出“督察督办系统”时,也借鉴了我们效能监察系统的一些理念。

   近八年以来,本人在不遗余力宣传学校信息化管理成果和成效的同时,也推广宣传通达OA系统和定制开发的效能监察系统,已知的就有成功推广采用广东海洋大学、广西师范学院、河南许昌学院、广东肇庆学院和岭南师范学院附属中学。


湛江师范学院效能监察系统开发方案

第一部分:页面设计

桌面显示

系统命名为:效能监察


第二部分:版块设置

一、重点工作监察

() 总任务办理情况(父流程、一级页面)

相关数值的运算和状态显示规则详见《总任务(父流程)办理人员的相关时间计算》    

*注:当剩余时间=30%时自动发出手机短信和系统内部短信提醒“重点工作XXXX离办结时限还有XX天XX小时,请您及时办结。”

     当剩余时间=0时自动发出手机短信和系统内部短信提醒“重点工作XXXX您已超时,请抓紧时间办结”

(二)子任务办理情况(子流程、二级页面)

相关数值的运算和状态显示规则详见《总任务(父流程)办理人员的相关时间计算》

*注:当剩余时间=30%时自动发出手机短信和系统内部短信提醒“重点工作XXXX离办结时限还有XX天XX小时,请您及时办结。”

    当剩余时间=0时自动发出手机短信和系统内部短信提醒“重点工作XXXX您已超时,请抓紧时间办结”

二、重点工作统计

(一)按部门统计分析

1、数据报表

部门统计说明:集中某部门全体成员参与处理的流程信息,此统计目的是对部门间工作情况进行横向比较。

功能1:点击部门名称可列表显示该部门全体成员处理流程的概况( “按人员统计分析数据报表” )。

功能2:支持“流程总数”、“提前办结率”、“超时率”的排序(“部门”排序按“组织机构管理”中部门排序号排列)。

2.柱形图报表

显示效果同“工作流/超时统计/超时工作统计”

3、折线图报表

显示效果同“工作流/超时统计/超时工作统计”

二)按人员统计分析

1、数据报表

功能:支持“流程总数”、“提前办结率”、“超时率”的排序(所有参与工作办理的人员都纳入统计范畴)。注意避免出现目前“工作流”中“超时统计”系统对“无主办会签”“先接收为主办”两种情况不纳入统计的情况。

2、柱形图报表

显示效果同“工作流/超时统计/超时工作统计”

3、折线图报表

显示效果同“工作流/超时统计/超时工作统计”

三、常规工作监察

相关数值的运算规则:1、办理时限(总工时)= 流程步骤预设的办理时限              

             2、距办理时限=办理时限(总工时)—(当前时间—流程转入时间)

             3、办理状态的显示规则同“重点工作监察”

*注:当剩余时间=30%时自动发出系统内部短信提醒“工作流XXXX离办结时限还有XX天XX小时,请您及时办结。”

     当剩余时间=0时自动发出系统内部短信提醒“工作流XXXX您已超时,请抓紧时间办结”

四、常规工作统计

(一)、按部门统计分析

1、数据报表

功能要求同 “重点工作统计”的部门统计数据报表

2、柱形图报表

显示效果同“工作流/超时统计/超时工作统计”

3、折线图报表

显示效果同“工作流/超时统计/超时工作统计”

(二)按人员统计分析

1、数据报表

要求同 “重点工作统计”“人员数据报表”

2、柱形图报表

显示效果同“工作流/超时统计/超时工作统计”

3、折线图报表

显示效果同“工作流/超时统计/超时工作统计”

五、管理设置

(一)统计时间设置:排除双休日和法定节假日。

1、新年,放假1天(1月1日);

2、春节,放假3天(农历除夕、正月初一、初二);

3、清明节,放假1天(农历清明当日);

4、劳动节,放假1天(5月1日);

5、端午节,放假1天(农历端午当日);

6、中秋节,放假1天(农历中秋当日);

7、国庆节,放假3天(10月1日、2日、3日)。”

(二) 流程选择设置:自由勾选参与监察或统计的工作流程。

(三) 监察权限设置:通过按角色或按人员选择,确定对工作流程及统计数据的查询权限。

1、全面深度监察、统计:学校领导、监察处可监察全校人员和全部工作流程,并可一直查询到表单、公共附件、会签与点评和流程图。

2、局部深度监察、统计:部门负责人可监察本部门全体成员和工作全部流程,并可一直查询到表单、公共附件、会签与点评和流程图。

3、统计概况浏览:普通成员监察无权限,仅可查看部门或个人的统计数据,不能进一步查阅工作详情。

(四) 计算公式设置

可因应学校效能管理的要求,自主调整修改办结状态的计算依据(详见第25页、第27页(三)、办结状态显示时间的计算)


第三部分:重点工作流程设计

一、重点工作总任务办理流程(父流程)设计图

二、重点工作子任务办理流程(子流程)设计


第四部分:重点工作表单设计

总任务办理(父流程)表单设计

二、总任务(父流程)办理人员的相关时间计算

                    (以小时为计算单位,但折算后显示为“XX天XX小时”)

(一) 办理时限(总工时)的计算

总任务办理时限(总工时)= 时间 1:总任务办理期限 时间 3:总任务下达时间

(二) 距办理时限(剩余时间)的计算:

1、协办责任人:时间2(子任务办理期限) — 当前时间

2、牵头责任人:时间1(总任务办结期限) —当前时间

3、责任领导:时间1(总任务办结期限) —当前时间

(三)办结时间的计算:

1、牵头责任人:时间1(总任务办结期限) — 时间5(牵头单位办结时间)

     2、责任领导:时间1(总任务办结期限) — 时间6(总任务办结时间)

注:1、因可能出现重新办理的情况,同一人在同一流程步骤多次办理,以最后一次办结时间为准

   2、表单字段以最新导出打包发出的为准。

 (四) 办结状态显示时间的计算

           1、办理中工作的状态显示(圆形)

当剩余时间>总工时的30%时,显示为:     未提醒办理中;

当剩余时间≤30小时≥0时,显示为:   已提醒办理中;

当剩余时间<0时,显示为:   已超时办理中。

2、已办结工作的状态显示(星形)

当剩余时间≥24时,显示为:    已提前办结;

当剩余时间<23小时≥0时,显示为:    已按时办结;

当剩余时间<0时,显示为:    已超时办结;

三、子任务办理(子流程)表单设计

四、子任务(子流程)办理人员的相关时间计算

                  (以小时为计算单位,但折算后显示为“XX天XX小时”)

(一) 具体任务办理时限(总工时)的计算

子任务办理时限(总工时)= 时间一:单位负责人办理期限 时间三:负责人工作转入时间

(二) 距办理时限(剩余时间)的计算

     1、具体办事人:时间二(具体办事人办理期限) — 当前时间

2、单位责任人:(即父流程中的“协办责任人” ):时间一(单位负责人办理期限) — 当前时间

(三) 办结时间的计算

1、具体办事人:时间二(具体办事人办理期限) — 时间五(子任务办结时间)

2、单位责任人(即父流程中的“协办责任人” ):时间一(单位负责人办理期限) — 时间六(单位负责人办结时间)

   注:1、因可能出现重新办理的情况,同一人在同一流程步骤多次办理,以最后一次办结时间为准。

       2、表单字段以最新导出打包发出的为准。

(四) 办结状态显示时间的计算

      1、办理中工作的状态显示(圆形)

      当剩余时间>总工时的30%时,显示为:    未提醒办理中;

      当剩余时间≤30小时≥0时,显示为:   已提醒办理中;

      当剩余时间<0时,显示为:   已超时办理中。

      2、已办结工作的状态显示(星形)

       当剩余时间≥24时,显示为:    已提前办结;

       当剩余时间<23小时≥0时,显示为:    已按时办结;

       当剩余时间<0时,显示为:    已超时办结;


五、父流程和子流程单元格自动匹配规则


第五部分:其他要求

一、建一个独立的表保存统计数据

为提高分析统计的速度,防止人员调动(造成用户所在部门的变化)、系统版本升级等因素对统计造成错误影响,建议创建一个独立的表保存统计数据。在每个流程结束后自动把该流程的数据分析计算结果保存到该表中,以后只需从该表中读取统计数据即可,不用每次都对工作流数据进行即时统计。

二、注意当出现工作委托时的统计

       因为人员的岗位调整或分工调整,已经接受的工作在进行委托之后,相关的工作统计分析也要考虑这个变化因素。


文章分类: 学校教育机构
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