集团企业对OA系统的困惑及解决办法
2012-07-11 11:12


深业集团有限公司(简称“深业集团”)是深圳市人民政府全资拥有,深圳市国有资产监督管理局直管的大型综合性企业集团。现有香港上市公司1家,国内公众上市公司1家,全资、控股企业14家,集团前身深业(集团)有限公司于1983年9月在香港注册成立。集团以房地产和基础设施、物流运输为主业,同时涉足金融、现代农业、高科技制造等领域。截至2011年底,集团总资产598亿元;净资产186亿元;土地储备超过1,600万平方米。同时,拥有正在运营或建设中的收费公路3条,里程数达到193公里。

深业集团对信息化建设非常重视,大多子公司都上了不同品牌的OA系统,分别与国内大多一线品牌的OA厂商有过合作,选用通达OA的子公司有深圳市农科集团有限公司和深业泰富物流集团股份有限公司。

深业集团及各子公司实施OA系统过程中,主要的困惑主要有以下几方面:

(1)   怎样实现集团内部OA系统工作审批流程的互通?

  由于企业规模庞大,各子公司相对独立,都有自己工作流程和审批权限,集团总部不需要管得太细,但子公司有一些流程如:收文、发文流程,需要集团总部审批,由于子公司采用的OA系统品牌不一样,子公司与集团之前的工作流程审批就有问题,没有办法直接在OA系统中完成,各子公司的OA系统各自为政,成了名符其实的信息孤岛,严重的影响了集团与子公司管理沟通的效率。


     (2)   各子公司投入OA的费用相差甚远?投入与产出不成正比。

  像深圳市农科集团有限公司和深业泰富物流集团股份有限公司投入OA系统的费用才几万元,加上服务器硬件,投入都在十万元以内,有的子公司则在OA系统中投入几十万甚至上百万元,但投入与产出却没有成正比,相反,深圳市农科集团有限公司和深业泰富物流集团股份有限公司两个子公司,投入最少,但工作效率的提升产生的经济效益远远超过了OA的费用,大家的认同度远远超过了投资上百万的OA系统。

此外,各子公司在OA系统的硬件、网络、数据库、中间件、实施费、后期维护费等相关的配套费用也各不相同。以深圳市农科集团有限公司和深业泰富物流集团股份有限公司为例,选择了与通达OA合作,每年没有服务费的支出,还享受每年的新版本免费升级及相关服务,对服务器硬件、网络的要求也低,不需要购买数据库,中间件等相关费用,有些子公司则不然,在服务器,光纤上投入了大笔费用外,每年还要支持OA厂商10-30%作为维护费,并且软件还不提供升级。

在费用投入及产生的效果上如此炯异让集团领导费解。


(3)   有些OA厂商居然没有集团应用扩展方案?

随着集团业务的增长,对管理效率的要求超来越高,集团领导非常想实现OA系统的整合,领导既想监控各子公司工作流程的审批情况,又想实现子公司与集团公司的工作流程审批在OA上完成,为了实现上述目标,深业集团总部成立了一个信息化小组,跟各OA厂商有过深入沟通,总结出两种解决办法,一种是全集团统一用一个OA品牌,采用集团统一部署加子公司分布式部署;第二种是做二次开发,跟各OA系统做集成开发。最后,集团采用了第二种方案,跟深圳一家大型管理软件厂商合作开发,两三年过去了,还没有看到结果。

在跟各大OA厂商交流时,深业集团的信息化小组发现,有些OA厂商居然没有集团应用的扩展方案。


(4)   实施的方式、方法也各具“特色”。

深业集团发现,有些子公司实施OA时,用了几个月时间,OA厂商派出了专业的实施人员进驻,调研、讨论、表单定制、流程开发、后期调整,所有的工作流程几乎全由OA厂商包办,后期流程增加或是调整时,还必须要OA厂商派人,公司的OA管理员没有掌握表单、流程定制的方法,为此不得不每年支付大额维护费用。

深圳市农科集团有限公司和深业泰富物流集团股份有限公司则不同,他们实施快速,通达OA厂商的实施人员只上门服务两三天,培训OA管理人员制作表单、梳理流程、流程开发,所有实施工作几乎全是由OA管理员自己完成,公司领导想增加新的工作流或是进行流程调整时,OA管理员很快就能实现领导的要求。

这到底是为什么呢?

怎样认识和解决深业集团以上的困惑呢?

  在选型初期,很多集团用户都会在认识上的有一些盲点存在,主要表现在以下方面

    (1)     对OA品牌的认知。

大多集团用户,对品牌的认识是来源于媒体、广告、厂商的宣传,而不是来源于真正的客户。目前的OA市场,自称第一的太多,而且每年还会增加新面孔,加上部分媒体的不客观报导、不负责的分析,很容易误导集团用户,所以,我们一定要仔细调研,从正式用户的使用情况中获得第一手资料,尽量不受各种信息的误导,对OA品牌的认知尽量做到真实、客观、公正。


(2)     对OA相关费用的认知。

上OA系统,除了有OA系统的费用外,我们还不能忽视实施、后期维护、服务器、数据库、中间件、网络带宽等各种费用。

很多用户以为支付OA系统的费用就可以了,其实不然,如JAVA开发的OA系统,应用服务器集群时,需采用Weblogic,数据库可能采用Oracle、SQLserver,需要多台服务器集群,需要高速的网络支撑等,这些费用很可能会大大超过OA系统的费用,如果没有客观全面的认识清楚,很可能会出现“骑虎难下”的境况。


(3)     对PHP、JAVA、.NET开发语言的认知不够,不知道哪种开发工具更好。

以下是这三种开发工具的客观对比,客观上来说,不论任何编程语言或技术平台,都有其自身的优势,并没有好与不好之分,只有适合与否来界定。

开发语言

WEB应用

常用数据库

PHP

APACHE

MYSQL

JAVA

Tomcat 或Jboss或Weblogic

MYSQL或SQLSERVER或Oracle

NET

IIS

SQLSERVER

     PHP:PHP产生与1994年,其语法混合了C、Java、Perl 和他自创的一些编程语法;PHP是嵌入在HTML中执行的;它也是一种解释性语言。PHP4以后的版本都有面向对象的概念。PHP通常使用MySQL数据库。apache是apache.org出品的开源产品,有出色的性能

     JAVA:JAVA产生与1995年,JAVA语言和JAVA平台统称为JAVA;它语法与C语言和C++语言很接近,并且JAVA是面向对象编程语言,JAVA是编译性语言,可以先将JAVA源码编译成.class文件后,在JAVA虚拟机上解释执行,JAVA通常使用MySQL或Oracle。Tomcat除过做web服务器外,还可以作应用服务器。

     NET:在.NET中,多种编程语言支持开发如:VB、C#、F#等等,通常我们都在使用C#编程,C#是为.NET平台专们打造的一种编程语言,产生与2000年。其语言语法和JAVA、C、C++相近,同样也是一种面向对象编程语言,通常使用Sql Server。IIS是微软出品的闭源产品

选择不同的架构,产生的费用却是大不一样的。


(4)     对OA系统部署的认知

说到部署,一般就两种,集中式部署和分部式部署。

目前,很多OA厂商在宣传集团门户等概念,其实就是集中式部署的一种展现方式。简单的说,就是集团公司购买一套OA系统,安装在集团总部,所有集团企业员工用同样一套OA系统,OA系统可以为分公司或子公司配置独立的操作界面(就是OA厂商说的门户),分公司或子公司用户感觉是在用一套独立的OA系统。

随着用户数的不断增加,集中式部署会有以下几个问题。

第一、OA系统的架构能否支持大并发的用户,很多OA系统,在500用户并发甚至更少时,系统就会莫名其妙的报错,或是系统变得非常的缓慢,大多是因为系统架构的问题,本身其软件架构不能支持大并发用户,这是致命的,通常只能更换OA系统,在前期选型时,集团用户很难发现这一问题。

第二、网络带宽是否支持?通常情况下,一个外网用户至少要保证56K的网速,500外网用户同时线就是500*56K=28000K  除上1024换算成M就是27M多,这肯定要光纤,集团公司能这种网络环境吗?或者每年有这么多的预算支出吗?

第三、应用服务器集群时,需采用类似Weblogic的软件和数台服务器支持。

以上三个问题是集中式部署必须要考虑的问题。

另外一种就是分布式部署。

简单的说,就是集团总部与分公司或子公司各自搭建OA服务器,用户分别访问本单位的服务器,总公司的OA服务器可以与分公司或子公司的OA服务器交换数据,如:子公司一些审批流程需要集团领导审批,或者集团的一些文件需要发送给指定的分公司或子公司。

分布式部署因各分公司或子公司需要单独安装OA系统,部署的工作量会相应增大,但很好解决了,网络、服务器集群等相关问题,当集团总部服务器出现故障时,不会影响到其他分公司或子公司的应用。

遗憾的是,很多OA厂商没有分布式部署的方案,软件本身也不支持分布式部署


(5)     实施过程当中,弄清楚:谁是主角,谁是配角?

在OA厂商的实施过程当中,目前存在两种观点,一种是强调厂商专业人员实施的重要性,让厂商专业人员包办全部实施,用户只要用就可以了,用客户的话说,就是“交钥匙工程”;另一种是教方法,把OA管理员培养成专业的实施人员,让管理员实施,这一直是通达OA所推崇的。

           

强调厂商是实施OA的主角,一般有以下原因:

第一、  OA厂商为了提高自己的销售收入,夸大了实施的专业性和重要性,诱导客户交数额不菲的实施费及后期维护费用;

第二、  由于各种原因,一些单位自己不想做实施,想厂商提供“交钥匙工程”;

第三、  软件的易用性不好,管理员很难掌握软件的设置及相关实施技能;

第四、  软件确实太专业,牵涉太多方面的专业知识;

采用“授人以鱼,不如授人以渔”的方法,强调用户是实施的主角,又有哪些原因呢?

第一、  OA系统必须要稳定性、易用,厂商对自己的系统有信心;

第二、  要想用户真正用好,只有让用户真正掌握了OA系统设置、使用和实施推广的方法,用户没学会,肯定用不好;

第三、用户的管理员直接与用户沟通,可以减少沟通的中间环节,加快系统的实施进程;

在信息化建设中,用户永远是主角,而不是配角,否则信息系统肯定用不好。


(6)     对系统二次开发的认知

很多用户对二次开发的认知不够,认为只要不适用或是没有的功能,都可以二次开 发,只要付费,就能达到自己的目的,其实不然,二次开发有着很多不可控的因素。

第一、  二次开发的费用肯定不低,通用软件之所以价格不高,是因为量大,成本才能分滩,通用软件售价是1万,开发至少是5-10万,甚至更高,厂商肯定不可能免费为用户开发。一套windows操作系统才几千元,试想,我们要全新开发一套windows系统,需要多少钱的投入呢?

第二、  不一定客户要怎样,需要什么功能,每个软件公司都能开发。比如,很多用户希望通过OA系统能直接打开CDR等各种格式的文件,这就不现实;再者,每个软件公司有自己技术强项,也有技术弱项,客户要是让OA厂商去开发财务软件,在经验方面肯定不足;

第三、 开发的需求很难把控,很多用户自己都不需要什么功能,没有经验的产品需求经理,很难把用户的需求理清;

第三、二次开发的功能模块,稳定性很难保证,需要长时间的纠错、维护;

第四、  在通用产品上开发后,后期软件的升级肯定是个大问题;

针对以上几点,我们建议客户尽量少做二次开发,特别是不做没有把握的开发。


(7)     对系统安全性的认知

说到安全性,一般可以从三个方便去考虑:服务器的安全、数据在网上传输的安全、软件本身的权限设计上的安全,集团企业还要考虑服务器硬件、性能上的安全。

很多用户关注点在数据传输层的安全,其实有点过虑。大多企业都不会成为黑客攻击的对象,专业黑客攻击企业的数据没什么价值,除非您的企业是银行、证券及政府机关单位,象通达的平台版可以支持SSL加密传输,但真正用这功能的企业非常少,目前用得最多的还是银行、证券等。

硬件的安全,相对企业用户来说,才是致命了。通达OA为了解决客户这一问题,特意开发了“服务器监控”模块,尤其在服务器集群时,可以监控各服务器是否正常运转,对集团企业用户来说,作用巨大。

权限设计上,不同的软件厂商,有不同的设计理念,前提就是能满足企业的管理需求,就是非常不错的选择。


(8)    IT人员流动,怎样预防和处理?

 这点也是致关重要的,管理员从某种程度上来说,可以决定项目的成败,也是用户比较关心的地方。

在选择IT人员时,企业一定要选择踏实、肯干的人员,两个人以上,一个相当于储备,奖罚分明,如项目实施成功,给予相关奖励,特别是为企业节约大笔IT费用,又解决了实际的管理难题,应该重奖,像前面举例的农科集团IT负责人,就得到了董事长奖励。

此外,我们不能把IT人员当成纯技术人员用,当发现有创业、创新意识的IT人员,单位要积极提拔,敬业、认真的IT不但能帮企业省钱,创造的效益往往是投入的N倍。


(9)    与ERP等异构系统的整合

  现在OA厂商大打“融合”牌,与金蝶、用友、SAP等ERP整合,但往往提供一种ERP品牌整合,通达OA可以与多种ERP品牌做整合,通过报表组件,可以从ERP等异构系统取数,做数据分析和数据展示。


    (10)   OA上线失败,怎么处理?

在国内,管理软件上线失败率一直居高不下,很多系统投入几十万,上百万,后来都以失败告终,失败当然有各种各样的原因,但集团公司怎么处理这一问题呢?

最好的办法就是在签合同之前考虑到失败可能,进行规避。

首先,我们在与OA厂商签定合同时就要保持清醒的头脑,要把售前的各种承诺都写到合同中去,规避合同风险,有章可循;

其次,在正式签定之前,尽量的多花些时间试用,问问老用户,要是试用都能用好,就没啥风险了,或者大多正式用户都说好,也可以重点考虑;

要是真正上线失败,合同中也要事先注明,不管什么原因,要上线失败,至少要求厂商退款,把损失降到最低,找出原因,为以后的信息化建设集累经验。

  以上这些,用户只要认真评估,谨慎选型,困惑自然迎刃而解。



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