一、概述
利用通达OA网络智能办公系统平台,结合行业特点,建立适合各行业单位的信息化网络办公系统。在协同办公领域,通达OA积累了丰富的各个行业经验,涉及协同办公系统与单位门户建设、基于工作流的工作督查督办、与政务系统集成、与ERP系统集成,与手机短信平台集成、与呼叫中心集成、与网络传真集成、利用协同平台开发施工企业项目管理、利用协同平台开发CRM系统,各行业业务流程的定制等。通过这样的开发或集成方式,既实现了日常办公需要,也给使用业务系统带来方便,不再为多套系统的切换使用、信息不能及时获取而发愁。
二、行业应用方案设计理念
在信息技术高速发展的今天,只要单位有管理工作,就有对协同办公的需要。这促使了协同办公软件的快速发展。
通达OA网络智能办公系统的通用性功能模块,包括文件柜、短信息、邮件、日程、日志、考勤、公告、新闻、公文、工作流等,功能和使用习惯,比较贴切中国人的办公习惯,也是所有行业办公的常用功能。
仅有这些功能模块,还无法完全与单位的行业背景、特点、信息化建设水平相符。通达OA团队,凭借多年各行业协同办公建设经验,提出"通达OA网络智能办公系统 + 行业顾问 + 行业需求定制实施"的信息化建设理念。
网络智能办公系统介绍及应用行业
通达OA网络智能办公系统,从2002年7月1日产品发布以来,经历了10年的发展,软件产品经过18次版本升级。用户数发展到现在的12000多家。系统包含近40个功能模块,15种可选组件,具有比较完备的办公功能。10年的发展,购买使用通达OA网络智能办公系统的用户几乎包含所有行业,其通用性和成熟性得到有力印证,使用行业有:政府机关、事业单位、军警、企业。
三、典型行业应用
政府机关、公共服务单位
政府机关、公共服务单位,信息化建设有如下特点:
1、政府机关单位行政管理、行政体系的复杂。每一级政府都设了很多部门,这些部门各有各的分工,各有各的职权,各自行使各自的权力。
2、政务的边界不清楚,职能交叉。办一个事情,可能不是一个部门来审批,可能有好几个部门审批。这就要求所涉及部门在网上能够互联互通、协同办公,并行审批。
3、要求政务信息安全。
4、电子签名、签章,需要将物理形态下的印章电子化、虚拟化。电子化公文上要出现签章,签名,具有防篡改的功能,保证公章的完整性、不可抵赖性。
通达OA网络智能办公系统能通过灵活的功能设置,实现政府机关单位信息化建设要求:
1、数量无限制、层级无限制的组织架构设置功能,能够自由灵活地设置出每一个政府单位的内部职能部组织架构。角色与权限设置能体现每一种行政角色所拥有的功能权限,在具体的功能模块中,比如文件柜,每一个文件夹,权限都可以具体到人。
2、文件审批、收发文是政府部门比较常见的工作。工作流模块的表格灵活制作、表格等文件的流转审批过程的设计,均能解决审批及收发文的要求。当然,工作界面的文字描述,可能不同单位要求不一样、对内容的限制、展现形式也不一样。这需要通过定制实施,达到要求。
3、采用CA证书,实现数据加密和防篡改。附件数据加密,防止文件泄密。登录采用USB KEY,动态密码卡,防止非法登录,盗取系统信息。这些安全手段,确保政务信息安全。
4、在Office文档上,在流程表格(表单)上,均可实现电子签名、电子签章。签章签名功能通过公安部认证,具有与实体印章同等法律效力。
这是针对政府部门一般特点而设计的方案,在实际项目设施过程中,对操作习惯、应用环境、信息化建设要求等,会做适当调整和细化,达到政府行政信息化的要求。
军队单位
随着全球信息化的快速发展,军队信息化对国家安全、军队管理显得尤为重要。军队办公自动化系统的建设,为提高军队的日常事务处理,沟通协作效率起重要作用。同时也确保军队的信息安全、增强军队的战斗力。不论分属哪个军兵种,办公自动化将是军队信息化的发展方向。
军队办公自动化是涉密系统,需要按照涉密系统要求,进行开发设计。最主要的要求有数据加密、"三员"分离,"三员"指安全保密管理员、系统管理员、安全审计员。
针对数据加密要求,通达OA网络智能办公系统提供了专门的数据加密组件。根据需要,能设置哪些模块的附件加密,对哪种类型的附件进行加密,选择加密方式,选择加密算法。
安全保密管理员、系统管理员、安全审计员,分别负责系统的安全保密、系统运行、和安全审计工作。在系统的设计上,充分体现三员职责的架构设计。"三员"的权限设置应相互独立、相互制约。
四、典型案例
4.1、北京肿瘤医院
北京大学肿瘤医院在网络方面分两个网,一个是内网,只用医院信息系统(HIS系统),为了防病毒和数据安全考虑;另一个是办公网,可以连接INTERNET,但链接不到内网,两个网络完全独立。业务数据在内网,办公数据在外网。内网管理严格,无法插U盘,光驱等外部存储设备,信息部承担了很多信息传递的工作,平时就靠插拔U盘进行操作,工作量很大。
通达OA办公平台将所有的办公功能都整合在一块,实现数据共享、信息发布、日常办公等功能。通达OA上线后解决了医院的互联互通问题,大部分的通知都实现了电子化,邮件的沟通及短信的沟通非常便利。
4.2、中国石化集团第十建设公司
中国石化集团第十建设公司是中国石油化工集团公司直属的大型综合性施工企业。公司有很多业务已经做到了数字化,但是每项业务都使用的不同的办公管理系统。这样导致每个人的日常工作都要去记住每个系统的账号,密码和地址。大家的工作很不方便,效率也不高。OA系统,是一个综合的协同办公系统,员工的日常工作和交流都在系统中进行,所以十建公司想在通达OA系统上做其他系统的单点登录,以及待办工作的显示。
将合同管理系统,制度管理系统,改善经营管理系统,公文管理系统等系统整合进OA中。实现:管理员设置每个系统的域名及其他一些参数。每个用户设置自己在相应系统的用户名和密码。从OA中单击链接可直接进入相应系统,不需要用户再输入账号密码。OA系统中列出每个其他系统的待办工作项,并可直接链接至相应系统相应工作的办理页面。
通过该项目的开发提升了石化十建员工的工作效率,解放了大脑,不必去记住那么多套系统的用户名和密码;方便了操作,只需登录一次OA系统,其他系统所有工作轻松办理。
4.3、中国移动通信集团河南有限公司安阳分公司
中国移动通信集团河南有限公司安阳分公司(以下简称安阳移动公司)的市区和五县的业务网点之间存在大量的数据交互,主要是各个营业部经常要协同填报大批量数据。在使用OA数据中心系统之前安阳移动公司是先给6个营业部发要填报的excel表,各个营业部将该营业部所有填报人填报的数据收集整理成excel表,然后发给总部安阳移动公司对收到的报表进行汇总和统计。安阳移动公司要花费大量的人力和时间,且办公的效率低下。
针对这一情况,通达工程师与安阳移动公司的人沟通,设计系统的总体框架,共同拟定解决方案。系统采用windows server 2003 + apache + php + mysql + 基于通达OA2011版的开发平台。系统主要分为三个模块,定义目录、定义表和填报模块。并在系统中对目录和填报表拥有全面方便的权限管理。通过定义目录和定义表模块实现发布填报表。且新建填报表时可分为普通和填报两种模式,导入表时添加了按模版填报模式。系统中可以对填报的表进行全面的查询、统计和汇总,并对数据进行导入和导出。给员工的日常工作带来了很大的便利。
4.4、河南煤业化工集团煤气化公司
河南煤业化工集团煤气化公司是从事煤制气生产、输配、销售的大型煤气化工企业。公司只是少数部分相关人员使用总集团(河南煤业化工集团)的办公系统,功能简单,严重制约了全员信息化;公司向市场化、国际化方向不断迈进的过程中,公司规模地扩大以及部门、岗位之间协作的增加对内部沟通和工作效率带来严重束缚。通达OA上线之后,顺利的解决了这些问题。通达OA功能模块多,实用性强,界面风格好,操作简易;安装配置简单。公司使用通达OA之后,工作大大简化,提高了沟通效率,促进了企业进一步的发展。